Gutes Rechnungsprogramm für unsere Bedürfnisse?

Hallo,

ich arbeite in einem kleinen Transportunternehmen. Wir haben 16 LKW, von denen ich selbst bis letzte Woche noch einen gefahren bin.

Nun hat mich der Chef als Unterstützung und zukünftigen Disponenten ins Büro geholt um meine Kollegin abzulösen die im Sommer in Mutterschutz geht. Ich möchte jetzt einige Dinge vereinfachen und automatisieren. Da wir nur zu dritt im Büro sind und niemand bisher mit komplexen Programmen zu tun hatte wollte ich hier mal fragen ob jemandem etwas zu meinem Problem einfällt:

Wir fahren als Subunternehmer für eine größere Firma, dort wird nach Kilometern abgerechnet. Wir bekommen am Freitag eine Aufstellung für jeden einzelnen LKW in der steht wo er war und wie viele Kilometer er gefahren ist. Diese lässt sich mit Excel öffnen.

Jetzt muss ich jedes mal die Rechnungsvorlage öffnen, Datum und Rechnungsnummer ändern, die Kilometer und die Ziele manuell eintragen und den Betrag ausrechnen. Excel zählt zum Schluss alles zusammen. Bei 5-7 touren in der Woche sind das ebenso viele Rechnungen und das für jeden LKW. Zum Schluss muss ich noch umständlich einen neuen Dateinamen eingeben damit die Rechnung richtig gespeichert wird.

Mit ausdrucken, sortieren, ablegen und zum Kunden senden beschäftigt das 2 Leute Samstags von 9-15 Uhr. Samstags deshalb weil eben Freitags erst die Papiere der LKW und die Aufstellung vom Kunden kommen. In Zukunft wird es noch mehr, da wieder neue LKW´s kommen und die natürlich auch abgerechnet werden wollen, sonst verdienen wir ja nix.

Gibt es ein Programm dass sich die Zahlen und Touren selbst aus der Excel Aufstellung des Kunden holt, Datum und Rechnungsnummer ändert und die Rechnung richtig abspeichert, sodass man nur noch kontrollieren und ausdrucken muss?

Ein netter Bonus wäre noch wenn unsere Buchhaltung darauf zugreifen könnte um auch diese zu vereinfachen.

Von uns ist leider niemand eine gelernte Bürokraft, der Chef ist wie ich sein Leben lang Lkw Fahrer gewesen und hat sich halt irgendwann selbstständig gemacht, die Kollegin die geht hatte auch nie mit Rechnungsprogrammen zu tun.

Wenn es eine Weiterbildung oder einen Kurs gibt die mich in solchen Sachen fit macht, der Chef würds bezahlen hat er gesagt.

Ich wär für jede Hilfe dankbar.

MfG Jürgen

PC, Arbeit, Selbständigkeit, Microsoft Excel, Rechnung, Büro, LKW, Spedition
Täglicher automatisierter Vergleich zweier csv Dateien?

Hallo,

da ich leider nicht alle technischen Begriffe richtig kenne und deshalb evtl. hier falsch verwende bereits vorab die Bitte um Entschuldigung.

Ich bekomme täglich eine csv Datei mit Daten aktueller, also zum heutigen Tag angestellten, Mitarbeitern. Hier steht bspsweise Personalnummer (eindeutiger Schlüssel), Nachname, Vorname,Eintrittsdatum und Austrittsdatum (Achtung: Das Austrittsdatum stimmt leider nicht immer). Zur Veranschaulichung die Datumsangaben mal weggelassen.

...

124514; Müller; Jonas;

231423; Fischer, Joachim;

423313; Haupt, Christian;

...

Sobald ein Mitarbeiter nicht mehr aktiv ist (also aus der Firma ausgetreten ist) wird der Datensatz am folgenden Tag auch nicht mehr übergeben (kommt also in der aktuellen csv Datei nichtmehr vor).

Es würde also am Folgetag die csv folgendermaßen aussehen, wenn Müller das Unternehmen verlassen hat und Newbie beispielsweise neu angefangen hat. Die Neueintritte müssen nicht abgefangen werden, wollte ich nur als Info dazusagen, dass diese dann zusätzlich in der neuen Datei vorhanden sind. Es geht ausschließlich um die Austritte, also die Mitarbeiter die in Vortagsdatei vorkamen, jetzt in tagesaktuellen aber nicht mehr vorkommen.

...

231423; Fischer, Joachim;

423313; Haupt, Christian;

599999; Newbie, Franziska;

...

Da das Austrittsdatum, welches auch mitgeliefert wird, leider teilweise nicht korrekt ist, kann ich mich nicht auf dieses Feld verlassen und irgendwie danach gehen. Auch haben beispielsweise unbefristete Mitarbeiter hier keinen Eintrag.

Ich bin nun auf der Suche nach einer Möglichkeit, wie ich die täglichen Austritte abfangen kann, also die Differenz zwischen mitgelieferten Daten der aktuellen Datei gegenüber der zum Vortag vergleichen kann. Dies sollte jeden Tag automatisiert funktioniert (durch einen Windows Dienst?)

Meine Idee war, dass ich diese beiden csv Dateien Datei H (Heute, im Beispiel oben die Datei mit Newbie) und Datei H-1 (gestern, Datei mit Müller) täglich vergleichen lassen und mir die Austritte jeweils in eine extra Datei, egal ob csv oder Excel, ausgeben lasse, sodass ich am Ende jeden Monats alle Austritte nochmal überprüfen kann.

Im obrigen Beispiel sollte dann beispielsweise der Datensatz zu Herrn Müller in eine Datei übergeben werden inkl den mitgelieferten Informationen wie Eintrittsdatum und Co. und wenn möglich dem aktuellen Tag (oder Zeitpunkt/aktueller Zeitstempel, damit nachvollzogen werden kann, wann genau dieser Mitarbeiter ausgetreten ist)

Leider fehlt mir jede technische Idee, wie ich sowas am schlausten umsetze und technisch realisiere. Hierfür wäre ich euch sehr über eure Ideen dankbar! Ich will ungern zunächst in eine komplett falsche Richtung laufen und danach bemerken, dass dies mir diesem System nicht umsetzbar ist.

Da dies wohl meine Mammutsaufgabe in meinem Praktikum sein wird, bin ich demjenigen, der sich hier die Zeit nimmt, mir bei der Lösungsfindung zu helfen, natürlich sehr, sehr dankbar! Vielen dank!

Microsoft Excel, programmieren, Makro, VBA, skript, csv, PowerShell

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