Wie Abrechnung ohne Heizzähler?

Kurz zur Situation: An den einzelnen Heizkörpern gibt es keine Zähler (soll nachgerüstet werden). Die Öltanks selbst haben auch keine Tankuhr (soll ebenfalls nachgerüstet werden), aber da die Tanks bei jeder Lieferung (einmal im Jahr) wieder ganz aufgefüllt werden ist ersichtlich wie viel Heizöl vom gesamten Haus (3 Mietparteien) über das Jahr verbraucht wurde. (Nämlich so viel, wie bei der nächsten Lieferung aufgefüllt wird.) Mir ist bewusst, dass das eine schwierige Situation ist, ich suche jetzt aber nach einer Lösung wie ich fair für beide Seiten (!) dennoch eine Abrechnung erstellen kann. Denn dass die Mieter gar nicht zahlen, obwohl sie verbraucht haben, das kann doch auch nicht sein.

Ich habe beim Recherchieren im Internet immer wieder was von Umlageschlüsseln gelesen, dass nur max. 50% der Kosten nach qm umgelegt werden dürfen, und der Rest nach Verbrauch. Aber wie ermittelt man denn in meiner Situation den Verbrauch pro Mietpartei? Mir ist ebenfalls bewusst, dass ich in der Rechnung 15 % der Verbrauchskosten wegen fehlender Zähler abzuziehen habe. Ich blicke gar nicht mehr durch, und da die ehemaligen Mieter um die es sich handelt bereits seit Beginn sehr zahlungsunwillig waren und auch noch einige Monate Mietrückstände bereits anwaltlich angemahnt wurden will ich nicht schon wieder einen fehler in der Abrechnung machen. Bei der letzten sind wir auf fast 500 Euro Kosten sitzen geblieben, weil es Fehler in der Abrechnung gab, und die Mieter dann nach einer Weile wegen Verfristung gar nicht mehr zahlen mussten (und auch nicht aus Kulanz wenigstens einen Teil der Summe zu übernehmen bereit waren.

Für Hilfe wäre ich sehr dankbar! :)

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Eprimo: Mahnung und Inkasso ohne Endabrechnung

Ich habe bei Eprimo gekündigt und sollte eine Endabrechnung erhalten. Am 250711 erhielt ich eine Mahnung (keine Rechnung) über 344,25€ mit Fälligkeit zum 290711 eingehend. Am 260711 schrieb ich einen Brief an Eprimo dass ich gerne erstmal die Rechnung hätte, das Geld aber unter Vorbehalt vorab, Anfang der folgenden Woche überweisen werde. Am 010811 habe ich 344,-€ überwiesen und am 030811 bekam ich ein maschinelles Schreiben der Inkasso vom 020811 mit der Forderung von 451,01€ (maschinell erstellt). Da bis zum 110811 keine Reaktion von Eprimo kam schickte ich diesmla ein Einschreiben an Eprimo, mit bitte um Zusendung der Rechnung inklusive des Ausdrucks meiner Online-Überweisung (Kopie ging an Inkasso). Zum 230811 bekam ich Zwei Briefe von Eprimo, einmal endlich die Endabrechnung (339,25€) zum Anderen die Info dass ich bis zum 180811 nichts überwiesen hätte und daher der Vorgang an Inkasso ging, also nochmals Einschreiben an Eprimo mit beglaubigter Bestätigung der Sparkasse. Schreiben von Eprimo zum 260811, man habe das Geld jetzt doch gefunden und es sei am 030811 eingegangen, aber zu dem Zeitpunkt wäre der Fälligkeitstermin überschritten worden und Inkasso schon beauftragt.
1. Wer hat hier Recht bzw. was sollte ich jetzt unternehmen? 2. und Interessehalber : warum werden hier 110,-€ Inkasso Gebühr für ein "maschinelles Schreiben" gefordert (mit 55cent Frankiert) bei dem wahrscheinlich nur der Vorgang über eine Software bearbeitet wurde?

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