Wieso senden viele Hotels keine Rechnungen?
Ich habe bei der Arbeit oft das Fall, dass Hotels, wenn man eine Rechnung haben will einfach nicht antworten. Und ja das ist immer die offizielle Email, die auf deren Webseite steht.
Die Zimmer sind immer bereits bezahlt mit einer Karte von unserer Firma aber unsere Buchhaltung braucht immer noch einen Nachweis also eine Rechnung damit sie sehen können was wir alles bezahlen. Kommt zum Glück nicht oft vor, dass etwas von unserer Karte abgebucht wird, da die Mitarbeiter eigentlich alles selbst vor Ort bezahlen sollten und dann bekommen sie im Nachgang das Geld von der Firma zurück.
Aber wenn mal der Fall eintritt dass ein Mitarbeiter nicht bezahlt oder das Hotel nur mit VISA im Vorhinein buchbar ist: Da haben wir oft das Problem wenn wir die VISA Abrechnung erhalten, dass wir dann die Hotels wegen einer Rechnung als Nachweis anschreiben aber dann nie, auch nach mehrmaligen Remindern, eine Antwort erhalten. Bei wenigen Hotels bekommen wir eine Rechnung.
Was ist daran so schwer eine Rechnung auszustellen? Hat das einen Grund dass wir einfach ignoriert werden? Liegt es daran weil alles bezahlt ist und somit ist es dem Hotel egal?
Die Zimmers sind bereits bezahlt aber die Buchhaltung braucht halt eine Rechnung als Nachweis warum auch immer.
4 Antworten
Ich habe bisher eigentlich in jedemHotel in dem ich war eine Rechnung bekommen. Da war es auch egal ob ich das vorher bezahlt hatte oder erst bei der Abreise.
Das ist dann ja eher euer Problem. Wenn die Mitarbeiter zu doof sind die Rechnung abzugeben kann es ja nicht sein dass das Hotel das ausbaden muss und doppelte Arbeit hat.
Spätestens wenn der erste Mitarbeiter auf seinen Kosten sitzen bleibt wird sich das rum sprechen und jede Rechnung wird korrekt abgegeben.
Ist es so schwer eine Rechnung zu erstellen für das Hotel? Wir können nicht mehr tun als den Mitarbeitern zu schreiben "RECHNUNG mitnehmen", das machen wir immer. Klappt trotzdem oft nicht und dann müssen wir wieder dem Hotel schreiben...
Es dürfte mal nicht so schwer sein, die Rechnung beim Aufenthalt einzufordern.
Und wenn E-Mails nicht funktionieren, anrufen.
Unabhängig davon hängt es davon ab wo ihr bucht, auf diversen Seiten wie booking kann es sein, dass diese das Geld einbehalten und erst zum Aufenthalt auszahlen. Sprich es ist noch keine Leistung erfolgt, damit auch keine Rechnungsstellung, die Buchung selbst wurde ja dann nicht beim Hotel getätigt.
Die Buchhaltung benötigt die Rechnung um korrekt abzurechnen, da es verschiedene Posten drauf geben kann und diese korrekt eingebucht werden müssen nach Steuersatz und co. Ansonsten kann keine Vorsteuer gezogen werden.
Ja eben.... wir schreiben den Mitarbeitern extra immer, bitte RECHNUNG bei Abreise als Nachweis mitnehmen. Das tun leider nicht alle und dann müssen wir nachfragen beim Hotel und die antworten einfach nie auf unsere Emails, egal welches Hotel. Jedes mal das gleiche Theater. Wenige Hotels antworten und schicken die Rechnung.
Ich denke es liegt daran weil alles bezahlt ist und es ihnen egal ist.
Naja es liegt in der Pflicht der Mitarbeiter Dienstanweisungen zu folgen.
Da müsst ihr mal Konsequenzen androhen.
Wie erwähnt, Hotel Anrufen, die bekommen am Tag je nach Größe einen ganzen Stapel an Mails. Da geht schon was unter und im direkten Gespräch nachsehen lassen, holt das wieder hoch.
Wir haben angefangen den Mitarbeitern zu schreiben sie sollen selbst die Rechnungen anfordern. Darauf schreiben die Mitarbeiter meist nie zurück oder haben das gleiche Problem mit dem Hotel. Habe gerade folgenden Fall: Hotel ist bezahlt, wurde von unserer VISA abgebucht, da der Mitarbeiter nicht vor Ort gezahlt hat wie er sollte. Habe dem Hotel vor Wochen 2 Mal wegen einer Rechnung geschrieben, nie eine erhalten und auch gar keine Antwort. Dann habe ich dem Mitarbeiter direkt geschrieben und das dauerte auch aber irgendwann schickte er dann eine Rechnung aber ohne Steuer, damit kann die Buchhaltung nix anfangen. Dann schrieb ich ihm wieder vor einer Woche bitte Rechnung anfordern und er sagte er meldet sich wenn er sie bekommt. Bis heute nichts erhalten, habe ihm jetzt nochmals geschrieben aber ich denke der wird sie auch nicht erhalten haben...
Aber komischerweise kommt das bei vielen Hotels vor... die können doch nicht alle Mail übersehen. Meine Kollegin rief mal bei nem Hotel an und da war ein Theater, der Mann am Telefon (war der Besitzer) sagte immer ja er kümmert sich drum und dann dauerte es wochenlang und mehrere Telefonate bis die Rechnung endlich mal korrekt war und kam...
Ich reise zu Veranstaltungen und bekomme immer die Rechnung beim Check Out.
Wie erwähnt, die Mitarbeiter sollen die in Zukunft mitnehmen, entsprechend bei nicht erbringen der Rechnung, Konsequenzen androhen
Ad Hotels, das legen einer Rechnung ist Pflicht, sollte keine Rechnung gelegt werden, würde ich mal die IHK dazu fragen was da zu machen ist.
Meiner Meinung nach besteht da dann der Verdacht der Steuerhinterziehung, Stichwort an der Kasse vorbei kassieren.
Ich weiß nicht was diese Mitarbeiter bei uns tun... die gehen glaub einfach und fragen gar nicht nach. Wir weisen sie immer darauf hin aber bringen tut es wenig.
Also ist es für das Hotel auch Pflicht eine Rechnung zu erstellen wenn etwas über Booking mit VISA bezahlt wurde?
Ich war früher in einem Unternehmen tätig, war Vorgesetzter und wenns hieß die Buchhaltung braucht ne Rechnung, dann musste die von den Mitarbeitern erbracht werden, keine Rechnung, keine Leistungen mehr wo von denen eine Rechnung gebracht werden musste, haben sie sehr schnell gelernt.
Als Unternehmen sollte man die Business Option nutzen von booking.
Grundsätzlich solange die Rechnung von booking den gesetzlichen Anforderungen entspricht kann auch diese genutzt werden von der Buchhaltung.
Aber ja das Hotel muss eine Rechnung ausstellen, booking ist nur ein Vermittler und kein Reisebüro, sprich booking übernimmt keine Haftung oder sonst was sollte was nicht passen.
Das ist eine gute Vorhergehensweise! Leider können wir sowas nicht aussprechen, das müsste unser Chef machen, wir können ihnen nicht einfach drohen sondern nur darauf hin weisen. Sonst macht der Chef wieder ein Theater wenn wir zu böse sind.
Wir haben bei booking ein Business Konto, wir buchen dort sehr selten, da wir ein eigenes Programm haben aber wenn es bei unserem nicht geht müssen wir über booking und diese verlangen leider oft eine Zahlung oder es wird einfach abgebucht obwohl ich "In Unterkunft bezahlen" angegeben habe. Über booking kann man auch so Rechnungen drucken aber diese reichen der Buchhaltung nicht.
Dann verstehe ich das Problem der meisten Hotels nicht die einfach die Mail ignorieren... das ist doch schnell gemacht einfach nur die Rechnung schicken. Denke dass es ihnen einfach egal ist, denn das Geld haben sie ja.
Dann soll die Buchhaltung einfach mal zum Chef gehen, Rechnung fehlt, trotz Hinweisen bringen die Mitarbeiter diese nicht mit, heißt das ganze muss auf sein Privatkonto gebucht werden, da es so keine Unternehmensausgabe ist.
Was das Problem in den Hotels angeht, kann mir da einiges vorstellen, wäre aber Spekulation.
Vermute aber das die Rechnungen in der Regel von einer Person gemacht werden, die diese vermutlich auch zur Verfügung gestellt hat, wenn die Mitarbeiter diese dann nicht raus geben weil nicht verlangt, kann ich mir vorstellen, dass die irgendwann nicht mehr so lustig drauf sind wenn x Rechnungen nach verlangt werden.
Das wäre gut aber ob die das dann so umsetzen ist die andere Frage. Ich denke das Problem ist bekannt, aber tun tut hier niemand was.... ist bei unserer Firma normal.
Kann sein aber finde es nervig, dass die nicht einfach die Rechnungen schicken können und nicht mal auf Emails antworten..
Klingt blöd, aber ich würde da irgendwann einfach sagen, der Mitarbeiter kooperiert nicht, das Hotel tut nicht, du kannst nichts machen, sprich du schiebst das Problem ab. Wenn das oft genug passiert wird man schon handeln, würde mich nicht zu sehr rein hängen.
Ja das stimmt auch wieder. Wenn es so weiter geht wird hoffentlich mal was getan. Ich schreibe auf jeden Fall immer den Mitarbeiter jetzt an er soll die Rechnung organisieren.
Ich arbeite selbst seit vielen Jahren in der Buchhaltung und hatte eigentlich noch nie das Problem, dass wir keinen Beleg erhalten haben. Ansonsten kurz anrufen, mit der Buchhaltung verbinden lassen und eine Rechnung anfordern.
Funktioniert eigentlich super, da jede Buchhaltung schliesslich ihre Belege irgendwo ablegen oder speichern muss. ("warum auch immer"? => weil wir in der Buchhaltung keine Buchung ohne Belege erfassen dürfen)
Liegt es daran weil alles bezahlt ist und somit ist es dem Hotel egal?
Genau das.
Die Mitarbeiter nehmen die Rechnung nie mit wenn sie wissen es ist bezahlt daher müssen wir oft nachfragen und bekommen einfach nie eine Antwort auf unsere Emails...