Angst vor Mailflut auf der arbeit was tun?
Ich habe nun ferien und muss am freitag wieder arbeiten.
habe angst dass mich die mails überfluten werden
kann meine ferien gar nicht mehr richtig geniessen:(
10 Antworten
Das kann man ganz systematisch einstielen, und das beginnend vor den Urlaub.
OoO Meldung einrichten mit der Nachricht, daß eingehende Mails weder gelesen noch weitergeleitet werden. Dazu einen Stellvertreter nennen.
Bei Rückkehr Prioritäten setzen
Deine wichtigsten Kollegen fragen, was angefallen und ob etwas besonderes zu beachten ist.
Bist du nur in cc, kannst du die Mail erstmal liegen lassen.
Dann erst einmal grob Werbung und Newsletter löschen.
Mails älter als eine Woche können nicht mehr wichtig sein. Entweder sie haben den Weg über den Stellvertreter genommen oder sie haben sich anders gelöst.
Die neuesten Mails zuerst lesen und bearbeiten. Oft sind die sogar nur die neueste Version einer Mailkette.
Nach meinen Sommerurlaub habe ich jedes Jahr knapp 400 Mails im Posteingang. Dabei fällt auf, das die Anzahl in den ersten Tagen hoch ist und danach drastisch abfällt.
Kenne ich.
Den ersten Tag nach dem Urlaub habe ich ausschließlich meine Emails abgearbeitet.
Aus diesem Grund habe ich immer freitags meine Arbeit wieder aufgenommen.
Ganz ehrlich, das muss dir sowas von egal sein. Und ich weiß das ich nach meinem Sommerurlaub weit über 100 Mails haben werde. Aber ganz ehrlich, das juckt mich nicht.
Vorm Urlaub einem Abwesenheitsassitenten einstellen und ab dem ersten Arbeitstag die Mails überfliegen. Erstmal löscht man sowieso alle Mails die nur CC waren oder jene die bereits "abgaufen" sind. Und dann schaut man das die Mails nach und nach abarbeitet. Eine unrealistische Deadline? Kurze Antwort das diese aufgrund des Urlaubs nicht gehalten werfen kann und du daher später abgibst.
Jetzt darüber nachdenken bringt dir überhaupt nichts. Abschalten und Urlaub genießen heißt die Devise.
Bei mir sammelt sich auch immer einiges an.
Ich sortiere erst einmal nach Dringlichkeit, lösche was nicht mehr aktuell, bzw. von meinem Stellvertreter schon bearbeitet ist, markiere die die nicht unmittelbar an mich gerichtet sind als gelesen (die lese ich dann später, wenn Zeit ist) und arbeite den Rest nach Priorität ab.
Hallo,
sich eine strukturierte Arbeitsweise für die Abarbeitung der Mails aneignen, dann muss man auch keine Angst haben.
Ich hatte mal über ein verlängertes Wochenende (Donnerstag ab 13 bis einschließlich Montag außer Haus) 670 neue Mails.
Dann legt man sich im Outlook Kategorien an und verschiebt alles, was weder wichtig noch dringlich ist schon mal in eine Kategorie und löscht dabei gleich noch Spam - zack wurden aus meinen 670 Mails schon nur noch 85.
In der Regel kann man das ja anhand des Betreffs und 5 Sekunden quer lesen schnell einschätzen.
Ich habe auch mit meinem Chef die Vereinbarung, dass ich die Abwesenheitsnotiz immer einen Tag länger einstelle. So erwartet am ersten Tag niemand eine Antwort auf seine Mail.
LG, Chris