E Rechnung , wer kennt sich aus?
Hi
ich bin beruflich ein Kleinunternehmen nach § 19 UstG , also nicht Ust pflichtig.
Bis jetzt habe ich immer mit einem relativ einfachen Rechnungsprogramm gearbeitet, was total easy funktioniert aber jetzt kommt ja die E Rechnung.
Das Problem ist, ich habe von dem ganzen Zeugs keinen blassen Schimmer wie das funktionieren soll ?
Man hört immer was von Zugferd und X Software / Programm.. bla bla bla
In den Youtube Videos wird immer nur erklärt was das ist und wie es funktioniert
( hört sich für einen Laien wie mich furchtbar kompliziert an ) aber wie man das alles einrichtet, woher man das alles bekommt usw. das erzählt keiner.
Ich pers. könnte beruflich einem IT ler was von Stahlbau erzählen da hätte der auch so viel Ahnung davon wie ich von Software tralala nur von unser eins wird es erwartet das man das auch kann.
O.K.
Ich habe einen PC Internet Google, und keinen Plan wie es jetzt weiter geht, vielleicht kann mir jemand Schritt für Schritt erklären was man da machen muss
DANKE
6 Antworten
Im Prinzip ist das alles nicht so kompliziert, die Angaben, die jetzt sowieso schon auf der Rechnung stehen müssen, müssen lediglich in einem zugelassenem maschinenlesbarem Format nochmal als XML maschinenlesbar mitgeschickt werden, extra oder eingebettet im PDF. Das macht aber die Software für dich.
Wenn du kein Geld ausgeben willst, es gibt auch Freie Lösungen, wie zum Beispiel mit einer Erweiterung für LibreOffice. Da gibt es ein Video, was das erklärt: https://www.youtube.com/watch?v=VDYWG_PZfPE
Kleinunternehmer sind soweit ich weiss erst ab 2028 verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden, vorher müssen Sie diese lediglich lesen könne.
Den Viewer in dem Video braucht man nicht, das LibreOffice Paket kann auch unter "Liferanten" Rechnungen einlesen und anzeigen...
Die Umstellung auf E-Rechnungen kann anfangs verwirrend sein, aber Schritt für Schritt lässt sich das gut bewältigen. Ich helfe dir gerne durch den Prozess. Hier sind die Schritte, die du gehen kannst:
1. Grundlagen verstehen: Was ist eine E-Rechnung?
E-Rechnungen sind digitale Rechnungen, die so strukturiert sind, dass sie automatisch von Software-Systemen gelesen und verarbeitet werden können. Gerade für Geschäftspartner oder Behörden, die solche Rechnungen erwarten, wird die E-Rechnung verpflichtend.
Formate:
ZUGFeRD und XRechnung sind die beiden gängigen Formate in Deutschland.
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist besonders für kleinere Unternehmen gut, weil es neben der strukturierten Datei auch ein PDF enthält.
XRechnung ist oft für Rechnungen an Behörden vorgeschrieben und hat spezielle Anforderungen.
2. Software auswählen
Es gibt inzwischen viele Tools, die das Erstellen von E-Rechnungen in diesen Formaten ermöglichen. Da du als Kleinunternehmer § 19 UStG nutzt und eher einfache Anforderungen hast, kannst du auf einfache, kostengünstige oder sogar kostenlose Software setzen.
Hier ein paar Optionen:
Lexoffice, sevDesk oder Debitoor: Diese Tools unterstützen in der Regel das ZUGFeRD-Format.
XRechnung direkt erstellen: Einige Softwareanbieter bieten sogar kostenlose XRechnung-Generatoren an.
Cloud-Lösungen: Online-Dienste wie EasyBill oder Billomat können ebenfalls E-Rechnungen erstellen und sind einfach in der Handhabung.
3. Einrichtung und Anmeldung
Nachdem du dich für eine Software entschieden hast, ist die Einrichtung meist recht unkompliziert:
1. Registrierung: Melde dich bei dem Softwareanbieter an.
2. Einstellungen anpassen: Hinterlege dein Unternehmensprofil, Bankverbindung, Logo (falls du eins verwendest) und die Kleinunternehmerregelung. Die meisten Programme haben eine Option, um die USt.-Angabe zu deaktivieren.
4. ZUGFeRD/XRechnung-Format nutzen
Wenn du in der Software eine Rechnung erstellst, bieten die meisten Tools eine Option an, das Dokument im ZUGFeRD oder XRechnung-Format zu speichern oder zu exportieren. Die Software übernimmt dabei die strukturierten Daten.
5. So erstellst du eine E-Rechnung
Kunden auswählen oder Daten eingeben: Gebe die Daten deines Kunden ein, falls dieser neu ist.
Leistungen oder Produkte hinzufügen: Füge die einzelnen Rechnungspositionen hinzu.
Format auswählen: Wähle am Ende der Rechnungserstellung das Format ZUGFeRD oder XRechnung (meistens in den Einstellungen zur Export-Option).
Speichern oder versenden: Speichere die Datei oder sende sie direkt aus der Software an deinen Kunden.
6. Rechnungsversand
Die Rechnungen werden meist als PDF mit eingebetteten XML-Daten oder als XML-Datei verschickt. Prüfe, ob dein Kunde bestimmte Anforderungen hat (PDF oder XML bevorzugt).
7. Archivierung
E-Rechnungen müssen genauso wie Papier- und PDF-Rechnungen ordnungsgemäß archiviert werden (meist 10 Jahre). Stelle sicher, dass die Software das Archivieren ermöglicht oder speichere die Rechnungen in einem sicheren digitalen Archiv.
Schritt für Schritt zusammengefasst:
1. Wähle eine Software aus, die ZUGFeRD/XRechnung unterstützt.
2. Richte die Software ein mit deinen Daten.
3. Erstelle deine erste Rechnung und wähle das gewünschte Format.
4. Speichere oder versende die Rechnung je nach Kundenanforderung.
5. Archivierung sicherstellen für rechtliche Anforderungen.
Tipps für die richtige Softwareauswahl:
Prüfe, ob die Software eine kostenlose Testphase bietet, so kannst du testen, ob sie für dich gut zu bedienen ist.
Schaue auf die Funktionen: Manche Programme sind auf Kleinunternehmer spezialisiert und einfacher zu bedienen.
Wenn du an öffentliche Auftraggeber Rechnungen schickst, prüfe, ob die Software speziell XRechnung unterstützt.
Jap, ich hasse SAP. Es spioniert die Mitarbeiter komplett aus
Nicht direkt. Aber natürlich kann man die Daten dazu benutzen irgendwelche Statistiken zu bekommen um Mitarbeiter zu vergleichen bzw. zu sehen welcher wann was gemacht hat. Das geht aber auch mit allen anderen Systemen, nicht nur per SAP.
Das tolle an SAP ist ja, dass die Kunden und Zulieferer das selbe oder was kompatibles benutzen und das erleichtert dann die Bestellungen und Rechnungen da die Systeme dann untereinander Daten austauschen können.
Da wo ich früher gearbeitet habe, war der Mitarbeiter dadurch nackig und der Chef hatte alle Zahlen Daten Fakten zu jedem Gespräch bereit
Das hat dann aber nichts direkt mit SAP zu tun. Ich hatte auch mal so einen Kontrollfreak als Chef - ohne SAP.
Der ist dann irgendwann hin gegangen dass man jeden Arbeitsschritt stempeln musste. Da war man dann sozusagen die Hälfte der Zeit mit Schlange stehen vor den Stempeluhren beschäftigt.
Worauf ich mit SAP hinaus wollte ist, dass wenn man in der Firma sowieso ISO9000 und/oder SAP Einheitsstrukturen hat, dann kann man auch ein Einheits- Tool (oder Plugin) benutzen und muss weiter nichts machen um eine korrekte E-Rechnung zu haben.
Kleine Firmen tun sich da natürlich sehr schwer, vor allem da dann auf ein mal Informationen benötigt werden die vorher gar nicht erst erhoben wurden und vorhandene Informationen aufwändig umgerechnet bzw. angepasst werden müssen.
Für was brauchst du die E- Rechnung. Warum solltest du ein funktionierendes System abstellen, der Sinn ist für mich unerklärlich. Wenn sich in deinem Betrieb nichts ändert. Rede mit deinem Steuerberater
Der Gesetzgeber verlangt es ab dem 1.1.2025 von jedem Betrieb.
Klar muss ich die nächsten 2 - 3 Jahre noch keine E Rechnungen schreiben aber
als Kleinunternehmer, muss ich von den Lieferanten, DHL, Telekom usw. Rechnungen empfangen können, deshalb brauche ich so eine Software.
Es geht ja nicht um die Firma selber sondern um die Informationen in der Rechnung die man an andere weiter gibt. Die müssen jetzt nach einem gesetzlich vorgegebenen Muster erfolgen. Das hat mit der eigenen Firma also gar nichts zu tun!
Im B2B-Fall wirst du normalerweise ZUGFeRD-Rechnungen bekommen. Diese kannst du wie bisher mit deinem PDF-Viewer anschauen.
Kostenloser Viewer für ZUGFeRD-Rechnungen und XRechnung:
https://quba-viewer.org/
Falls es nur um das Lesen von E-Rechnungen geht, also wenn du eine E-Rechnung bekommst und die nicht öffnen kannst, dann gibt es auch kostenlose Online-Viewer wie den hier: e-rechnung.gratis
Korrekt.
Man kann sich das vorstellen wie ein neues, gesetzlich vorgeschriebenes Formular mit tausenden Feldern die auf eine ganz bestimmte Weise ausgefüllt werden müssen. Und da Jeder das gleiche Formular benutzt, kann dann auch Jeder die Daten auf genau die gleiche Weise da heraus lesen.
Das kennt man ja vom Kartenführerschein. Da hat ja jedes Land auch die exakt gleichen Felder mit Informationen. Auch wenn man die Sprache nicht lesen kann, die ganzen Informationen kann man dann aber in den gleichen Feldern finden.
Das selbe ist der Sinn der e-Rechnung. Egal was der Empfänger der Rechnung für ein System hat oder welche Sprache der hat, alle Informationen sind immer genau gleich in den verschiedenen "Feldern" in der Rechnung.
Das Problem ist dann natürlich, wie man seine Informationen der eigenen Firma in genau dieses Format bekommt. Hier ein Tool zu finden das die Daten die man in der eigenen Firma hat richtig interpretiert und umrechnet und in das Format der E-Rechnung umzuwandeln, das ist Schwierig. Leider wird man nie was passendes Finden was alles automatisch erfasst und Umrechnet. Also muss man leider auch die Art wie Informationen in der Firma erhoben werden ändern um die passend in das Tool zu bekommen.
Große Firmen können sich einen Programmierer leisten der ein Tool schreibt das die in der Firma gegebenen Daten verarbeiten kann. Oder die sind so groß, dass die sowieso schon immer z.B. SAP verwenden und nutzen dann einfach ein "plugin" das die E-Rechnung aus der Datenbank generiert.