Was verstehen sie unter digitaler archivierung der eingangpost und welche vorteile ergeben sich?

Wenn Du eine E-Mail bekommst, kannst Du diese ausdrucken und in einem Aktenordner abheften. Das gleiche kannst Du mit einem Brief tun, der per Postbote bei Dir ankommt. Das ist die klassische Archivierung von Dokumenten. Wenn Du analoge Bild- und Tondokumente hast, brauchst Du technisches Gerät für die Archivierung.

Jetzt kommt die digitale Archivierung:

Du kannst die E-Mail auf dem Computer oder einem anderen digitalen Gerät (Smartphone, USB-Stick, Tablet) speichern. Auch dort kannst Du einen Ordner anlegen, worin die E-Mail abgelegt wird.
Den Brief kannst Du einscannen und anschließend wie die Mail behandeln. Jetzt handelt es sich in beiden Fällen um digitale Dateien. Diesen kannst Du Schlagworte zuordnen, um sie schneller wiederzufinden oder auch außerhalb des Computers sichern; zum Beispiel in einer Cloud ("Wolke").

Die Vorteile liegen wohl klar auf der Hand: Man spart Zeit, Papier, aber vor allem Platz. Auch die Vervielfältigung und Verteilung ist deutlich leichter.

Gruß Matti

Archivierung ist im weitesten Sinne eigentlich nichts anderes, als die Aufbewahrung von Akten, Dateien und Unterlagen. Im Privaten gibt es für diese Aufbewahrung im Großen und Ganzen keine Regeln, es obliegt also voll und ganz dem Eigentümer, wie er mit seinen Daten verfährt, sowohl in analoger wie in digitaler Form.

Im geschäftlichen Sinne spielen analoge wie digitale Archivierung aber eine ganz andere Rolle. Hier gelten nach der Abgabenordnung und dem Handelsgesetzbuch ganze Regelwerke wie man mit der Aufbewahrung von Daten zu verfahren hat. Alle Unterlagen in Papierform können also entweder in den eigenen Räumlichkeiten/Büroflächen aufbewahrt werden, oder an externe Anbieter für Aktenarchivierung outgesourced werden - häufig wesentlich konformer, als wenn man dieser Aufgabe selbst nachkommt. Digitale Archivierung ist da schon etwas komplexer, inbesondere seit dem Inkrafttreten der DSGVO. Archive können sein: Festplatten/Speichergeräte, Server oder Cloud-Speicher. Gewährleistet werden muss allerdings der Schutz vor dem Zugriff Dritter, was digital häufig sehr viel schwerer ist, als analog. Einige Dokumente wie E-Mails, Verträge, Betriebswirtschaftliche Auswertungen etc. können also entweder auf einem separaten Speichermedium (Externe Festplatte) in einem Safe untergebracht werden, oder tatsächlich wie beschrieben "analogisiert", also auf Papier ausgedruckt und abgeheftet werden... Video & Audio kommt da natürlich an seine Grenzen - der Begriffsdefintion Archivierung muss hier also in etwa "vom regelmäßigen Zugriff ausgeschlossen" lauten...

Digitale Archivierung ist die digitale Erfassung von Bild-, Ton-, oder Textmaterial. Da sich daraus die Möglichkeit einer Datenbank ergibt, ist ein schnellerer Zugriff auch auf alte Dokumente möglich. Setzt man nen Vollhorst an die Erfassung und er haut da zu viele Schreibfehler rein, kann man sich die Mühe auch sparen.