Was genau ist eine Ablage im Büro?
Hallo,
ich würde gerne wissen, was eine Ablage im Büro genau ist und wie man dies richtig macht. Ich bin an sich komplett unerfahren was "Büromanagement" mit dem Computer betrifft, werde es aber voraussichtlich bald brauchen.
Ich habe jetzt im Internet ein wenig recherchiert zur "Ablage" und fand überwiegend das normale Einordnen von Blättern wie Bankauszüge in Ordnern. Aber das gibt es doch auch bestimmt mit Programmen aufm Computer. Welche Programme nimmt man dafür und gibt es irgendwelche wichtigen Punkte, die man bei Ablagen beachten muss?
Ich habe z.B. erfahren, dass eine Ablage aus Anfrage, Bestellung und Rechnung besteht. Aber ich weis nicht genau was damit gemeint ist.
Wäre toll , wenn mir jemand dabei helfen könnte
3 Antworten
nenene, im Büro da wird noch viel mit Papier gearbeitet.
Die Ablage das sind einfach die ganzen Aktenordner die im Regel stehen.
Meistens folgt die Ablage dem fogendne Muster.
Erst kommt Zettel mit Bestellung,
dann kommt der Lieferschein
und zum Schluss die Rechnung.
Das ganze muss dann zusammengeführt werden, und wird dann nach Datum abgeheftet.
Das kommt darauf an, wie dein Unternehmen das macht. Lieferscheine sind oft an der Rechnung dran, dass derjenige, der sie sachlich richtig zeichnet, den Inhalt der Rechnung auch nachvollziehen kann. Es kann sein, dass Lieferscheine, Bestellung und Rechnung jeweils einen extra Ordner haben, es kann aber auch sein, dass sie nur durch Registerblätter getrennt sind. Die einzelnen Register sind meistens eher nach der Thematik sortiert und nicht alphabetisch. Ansonsten gilt immer die kaufmännische Abheftung, d. h. das mit dem aktuellsten Datum liegt immer oben. Wenn es keine Register gibt, dann sollten Rechnungen, Lieferscheine und Bestellungen, die zusammengehören auch miteinander abgeheftet werden. Bei Rechnungen und Bestellungen spielt das Alphabet in der Regel keine Rolle, sondern eher, was das Datum sagt oder die laufende Nummer.
Ja, mit "Ablage" ist das Verteilen der Geschäftspost in die passenden Ordner gemeint. Meist "Rechnungen/Lieferanten", "Rechnungen/Kunden" den man nach Kundennamen ordnen kann und dann alles dazu ablegen, wie Stundenzettel, Angebote usw.. Kassenbelege und Kontoauszüge haben auch meist ihren eigenen Ordner.
Per Computer kann man entsprechende Programme kaufen, die Rechnungen (Ein-und Ausgang), Bestellungen, Angebote erstellen und gleichzeitig archivieren. Die meisten Betriebe drucken das aus und heften sicherheitshalber trotzdem noch in den Ordnern ab.
Die passenden Programme findet man z.B. bei der Firma http://www.sage.de/ und vielen anderen.
Mit Ablage sind viele Ordnungsmöglichkeiten gemeint. Oftmals ist natürlich das Abheften in Ordner gemeint: Man kann Unterlagen beispielsweise aber auch in Terminmappen ablegen.
Vom Computer her kommt es darauf an, was dein Unternehmen benutzt. Oftmals wird für Rechnungen Lexware benutzt. Natürlich kann man diese auf dem Computer speichern, aber Dokumente wie Rechnungen bedürfen der Schriftform, was heißt, du musst sie auch ausdrucken, daher ist es eher wahrscheinlicher, dass Rechnungen in die dafür vorgesehenen Ordner abgelegt werden müssen, genauso wie Bankauszüge. Was Ablage angeht, kannst du dir gleich die kaufmännische und die juristische Ablage merken. Kaufmännisch bedeutet, dass das aktuellste Datum immer oben aufliegt. Kommt also ein neues Schriftstück in den Ordner, wird es einfach obendrauf abgeheftet. Juristisch umgekehrt.
Anfrage, Bestellung und Rechnung gehört eher in den Bereich Beschaffung, auch wenn es dafür natürlich wieder Dokumente gibt, die abgelegt werden müssen.
Kommen Bestellung, Lieferschein und Rechnung hintereinander in ein Ordner? Und wird in dem Ordner nach Alphabet sortiert?