Darf man Quittungen und Belege digitalisieren, scannen?
Ich kenne es so, dass der Fiskus nur das original Dokument akzeptiert, jedoch vergilbten die schnell und immer laminieren ist mir irgendwo zu teuer.
Die Jungs von sevDesk meinten (FiBu Software, die bieten das Digitalisieren von Belegen an) das sei erlaubt und sie hätten hierfür das entsprechende Zertifikat das so aufbewahren zu dürfen.
Ein befreundeter Steuerberater sagt das exakte Gegenteil.
Hilfe bitte.
5 Antworten
Diese Frage ist eindeutig zu beantworten und zwar mit ja. Allerdings musst du folgende Bedingungen einhalten:
- Alle relevanten Informationen des Papieroriginals müssen auf dem Scan enthalten sein (sog. Identität). Das kann z. B. bedeuten, dass der Scan farbig erfolgen muss oder die Rückseite mit gescannt wird.
- Die digitale Ablage hat in einem revisionssicheren Archiv zu erfolgen. Eine reine Dateiablage ist nicht (!) revisionssicher, auch wenn ein Backup erfolgt.
- Der gesamte Digitalisierungsprozess inkl. der "Personen" und der Geräte muss beschrieben werden (sog. Verfahrensdokumentation nach GoBD). Ziel ist es, dass der FA-Prüfer den Prozess anhand der Beschreibung nachvollziehen kann und den Prozess auf Schwachstellen untersuchen kann.
Nur wenn dies alles erfüllt ist, ersetzt die digitale Kopie das Papieroriginal (sog. Ersetzendes Scannen).
Bitte beachte, dass das Finanzamt technikneutral agiert, deswegen gibt es keine offiziellen Zertifikate des Finanzamts. Zertifikate großer Prüfungsgesellschaften sind für die Beurteilung des FA nur ein Baustein. Deswegen ist die Aussage von sevdesk in Bezug auf das FA nicht korrekt, ich vermute, ihre Software ist zertifiziert nach IDW 880.
Wenn ein StB heutzutage so eine Aussage pauschal tätigt, ist er nicht mehr ganz auf der Höhe der Zeit.
Revisionssicher bedeutet, dass die Dateien gegen Löschen oder Änderungen geschützt sind, Änderungen erzeugen dann eine neue Version. Außerdem besitzen diese Archive idR eine Protokollierung über die Eingriffe, also wer hat wann welche Datei geändert.
Normale Sicherung, Backup etc. gehören natürlich dazu.
Die Vorschriften sind alle in der GOB zusammengefasst.
Deine Aufzeichnungen musst du vor veränderungen schützen. Das heißt es ist verboten mit Tip-Exx zu arbeiten. Etwas Löschen ist streng verboten und kann nur durch eine gegensätzliche stornobuchung korrigiert werden.
Das Finanzamt erkennt z.b. gebrannte DVD an,
Gut, aber darf ich denn nun digitalisieren oder nicht?
Das ist leider gar nicht so eindeutig zu beantworten, deshalb beantworten viele diese Frage anders. Letztlich bist Du nur dann auf der sicheren Seite, wenn Du Deine Belege in Papierform aufbewahrst.Um den typischen Kassenbon länger aufbewahren zu können, empfiehlt sich immer eine Kopie zu machen auf Papier. Die gedruckte Form hält wesentlich länger.
Der Originalbon sollte an die Kopie geheftet sein. Das Problem bei Originalkassenbons ist, dass sie oft sehr schnell bis zur Unkenntlichkeit ausgleichen. Deshalb ...
Nun ja - die meisten Rechnungen und Belege werden doch gar nicht mehr in Papierform ausgestellt. Wie soll da das "Original" aussehen?
doch, es wird sehr oft noch auf Thermopapier gedruckt
Ich würd einfach eine Papierkopie ziehen, den Originalbeleg dran.
das wäre ja kein Problem, das ist dann erlaubt?
danke, was ist ein revisionssicheres Archiv?