Diese Frage ist eindeutig zu beantworten und zwar mit ja. Allerdings musst du folgende Bedingungen einhalten:
- Alle relevanten Informationen des Papieroriginals müssen auf dem Scan enthalten sein (sog. Identität). Das kann z. B. bedeuten, dass der Scan farbig erfolgen muss oder die Rückseite mit gescannt wird.
- Die digitale Ablage hat in einem revisionssicheren Archiv zu erfolgen. Eine reine Dateiablage ist nicht (!) revisionssicher, auch wenn ein Backup erfolgt.
- Der gesamte Digitalisierungsprozess inkl. der "Personen" und der Geräte muss beschrieben werden (sog. Verfahrensdokumentation nach GoBD). Ziel ist es, dass der FA-Prüfer den Prozess anhand der Beschreibung nachvollziehen kann und den Prozess auf Schwachstellen untersuchen kann.
Nur wenn dies alles erfüllt ist, ersetzt die digitale Kopie das Papieroriginal (sog. Ersetzendes Scannen).
Bitte beachte, dass das Finanzamt technikneutral agiert, deswegen gibt es keine offiziellen Zertifikate des Finanzamts. Zertifikate großer Prüfungsgesellschaften sind für die Beurteilung des FA nur ein Baustein. Deswegen ist die Aussage von sevdesk in Bezug auf das FA nicht korrekt, ich vermute, ihre Software ist zertifiziert nach IDW 880.
Wenn ein StB heutzutage so eine Aussage pauschal tätigt, ist er nicht mehr ganz auf der Höhe der Zeit.
