Aufbewahrungsfrist/Nutzung von Mitgliedsdaten und Bewerbern bei gemeinnützigen Verein?
Hallo zusammen,
ich habe zwei Fragen zu datenschutzrechtlichen Themen.
Wir bilden in unserem gemeinnützigen Verein Praktikanten in den Medien aus.
Zu diesem Zweck führen wir Bewerbungsgesprächen zur Zeit online durch und tragen die Bewerberdaten in eine interne Personalsoftware ein.
Da wir gerade ein Relaunch dieser Software machen, stellen sich folgende Fragen:
1) Daten von (Alt) Mitgliedern müssen m.E. nicht migriert werden? Oder verhält es sich hier wie z.B. bei Unternehmen, dass die Daten 10 jahre aufbewahrt werden müssen?
2) Daten vom Bewerbern, die beispielsweise nach dem Bewerungsgespräch absagen und das Praktikum nicht antreten, müssen direkt gelöscht werden?
Sehe ich das in beiden Fällen richtig? Gibt es hier Erfahrungswerte aus anderen gemeinnützigen Vereinen.
Vielen Dank für Tipps und Erfahrungswerte:-)
1 Antwort
Grundsätzlich gelten die Regelungen des Datenschutzes auch für Vereine - eine weitergehende Erleichterung ist bislang noch nicht gesetzlich verankert.
Daten von Bewerbern dürfen solange gespeichert bleiben, wie sie benötigt werden; grundsätzlich sind sie zu löschen, wenn die Stelle besetzt wird, es sei denn, der Bewerber stimmt einer längeren Aufbewahrung zu (z. B. zum Zweck, daß man seine Unterlagen bei zukünftig offenen Stellen weiter berücksichtigen soll).
Nach Abschluß des Bewerbungsverfahrens sollten aber grundsätzlich die Unterlagen 6 Monate abgespeichert werden, falls Klage wegen Verstoßes gegen das AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz) erhoben wird (bei Praktikanten ggf. weniger relevant); wenn jemand von sich aus absagt, müssen die Daten unverzüglich gelöscht werden (denn dann kann er ja auch keine Klage wegen Verstoß gegen das AGG einreichen)
Anonsten müssen die Daten von Mitarbeitern oder Praktikanten solange abgespeichert bleiben, wie es ggf. andere Gesetze vorschreiben - da hier sozialversicherungs- oder steuerrechtliche Vorschriften eine Rolle spielen, müssen die Daten 10 Jahre abgespeichert bleiben (Fristbeginn i. d. R. am 01.01. des Folgejahres).