Word-Serienbrief?
Hallo!
Ich habe einen Serienbrief in Word gemacht und es funktioniert auch alles. Aber bei einem Feld steht in der Excel Liste nur manchmal etwas drinnen. Wenn nichts drinnen ist, dann ist eine Leerzeile und erst dann kommt die nächste Zeile.
Gibt es eine Möglichkeit, wenn das Feld leer ist, dass direkt die nächste Zeile eingefügt wird und es somit zu keinem leeren Platz kommt?
2 Antworten
Hallo,
nehmen wir an, das Seriendruckfeld, das bei manchen Datensätzen leer ist, wäre der Ortsteil einer Adresse. Unsere Beispieladressen (eine mit und eine ohne Ortsteil), die ich zum Teil mit diesem Namensgenerator im Netz erstellt habe, lauten:
Herrn
Thomas Kaufmann
OT Mühlenweiher
Augsburger Straße 22
53539 Brücktal
Frau
Susanne Schellenberger
Birkenallee 5
89527 Klingenstein
Schaut man sich die zugrundeliegenden Seriendruckfelder an, sähe das Ganze beispielsweise so aus:
{ MERGEFIELD Anrede }
{ MERGEFIELD Vorname } { MERGEFIELD Nachname }
{ MERGEFIELD Ortsteil }
{ MERGEFIELD Straße } { MERGEFIELD Hausnummer }
{ MERGEFIELD PLZ } { MERGEFIELD Ort }
Wenn du nun willst, dass der Ortsteil nur dann in einer eigenen Zeile eingefügt wird, wenn der entsprechende Datensatz auch einen Ortsteil enthält, da sonst die Zeile einfach leer bleiben würde, gehe folgendermaßen vor:
Schalte zunächst die Anzeige der Feldfunktionen über Alt + F9 ein. Schalte außerdem die Steuerzeichen ein, indem du im Register Start in der Gruppe Absatz auf diesen Befehl ¶ klickst.
Jetzt musst du eine eigene Wenn-Funktion mit dem Seriendruckfeld Ortsteil erschaffen. Diese lautet:
{ IF { MERGEFIELD Ortsteil } = "" "" "¶
{ MERGEFIELD Ortsteil }" }
Wichtig ist, dass du die geschweiften Klammern nie händisch in dein Dokument schreibst, sondern immer über Strg + F9 erzeugst. Das ¶ steht übrigens für eine Absatzmarke und wird über die Eingabetaste erzeugt.
Übersetzt heißt die obige Feldfunktion in etwa: Wenn das Seriendruckfeld Ortsteil leer ist, schreibe an dieser Stelle nichts, sonst mach an dieser Stelle einen Absatz (¶) und füge den Inhalt des Seriendruckfelds Ortsteil ein.
Diese soeben erstellte Feldfunktion musst du jetzt direkt, also auch ohne Leerzeichen dazwischen, hinter das vorhergehende Seriendruckfeld setzen (in unserem Beispiel ist das das Seriendruckfeld Nachname), sodass deine Feldfunktionen am Ende so aussehen (der Vollständigkeit halber habe ich alle Leerzeichen mit einem Punkt • und alle Absatzmarken mit einem ¶ angezeigt):
{•MERGEFIELD•Anrede•}¶
{•MERGEFIELD•Vorname•}•{•MERGEFIELD•Nachname•}{•IF•{•MERGEFIELD•Ortsteil•}•=•""•""•"¶
{•MERGEFIELD•Ortsteil•}"•}¶
{•MERGEFIELD•Straße•}•{•MERGEFIELD•Hausnummer•}¶
{•MERGEFIELD•PLZ•}•{•MERGEFIELD•Ort•}¶
Wenn du deine Feldfunktion an der entsprechenden Stelle eingefügt hast, drücke einmal auf Alt + F9, damit dir wieder die Werte der Feldfunktionen angezeigt werden. Außerdem kannst du die Anzeige der Steuerzeichen im Register Start wieder ausschalten (erneuter Klick auf die Schaltfläche ¶), wenn du willst.
Hier kannst du das Ergebnis sehen:
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Gruß, BerchGerch
Ja. Empfängerliste bearbeiten ...
z.B. "nicht Leer" auswählen
verfügbare Datensätze (für den Druck)
Nun. ein Seriendruckfeld = ein Platzhalter, dieser wird gehalten ob mit oder ohne Inhalt
Er wird aber nicht angezeigt wenn ich die Ergebnisse anschauen will. Gibt es da eine Lösung?
Also ich habe
Vorname
Nachname
Objekt
Adresse
PLZ
Aber ,,Objekt" ist manchmal leer. Das heißt, wenn es leer ist, ist so ein unschöner Abstand. Kann man in so einem Fall nicht Adresse und PLZ eins raufschieben? Weil Objekt ist sowieso leer, damit kein leerer Abstand entsteht.
Oder gibt's eine ähnliche Lösung?
Wenn ich Empfängerliste bearbeite und dann bei Objekt ,,nicht leer" auswähle, dann ist die ganze "Person" weg und nicht nur Objekt.
Du kannst den Serienbrief in 2 Etappen nutzen
- 1 mal mit Objekt
- 1 mal ohne Objekt ... und das Seriendruckfeld dabei (für diesen Druck) entfernen
Aber dann wird bei mir der Datensatz komplett ausgeblendet und nicht nur der eine Wert.