Wie sortierst Du (digitale) Notizen, Dokumente und Co.?
Hast Du ein festes System oder arbeitest Du ziemlich durcheinander?
Hast Du mehrere Unterordner oder liegt alles in einem Ordner herum?
Nutzt ihr spezielle Apps?
Detaillierte Antworten würden mich freuen.
9 Stimmen
7 Antworten
Ich sortiere alles auf meine Festplatte. Es bleibt nichts auf den Handy und auch nichts auf dem Laptop.
Auf meiner Festplatte habe ich Ordner angelegt, in denen ich Unterordner habe.
Sortiert ist es so:
Hauptordner: Fotos
Unterordner: 2006 - 2024. Jedes Jahr ist in einem eigenen Ordner. Die Fotos bekommen ihr richtiges Datum, komplett ausgeschrieben. Also z.B. 02.November.2023.
Bei den Videos mache ich es genauso.
Hauptordner Videos
Unterordner: 2006 - 2024. Usw. Wie bei Fotos.
Dann kommt der Ordner Kontoauszüge. Da ich zwei Konten habe, sind die Unterordner in Hauptkonto und Unterkonto getrennt. Darin befinden sich nochmal Ordner, die pro Jahr geführt werden. Die Kontoauszüge lade ich runter, beschrifte sie mit Juli 2024, August 2024, usw. und sortiere sie ein.
Dokumente werden nach Kategorie sortiert.
Alle Informationen über Tiere, wie z.B. die Medikamentenlisten, Aufbau des Skeletts/Gebiss,Training und Erziehung, Aufzucht, etc. werden nach Tierart sortiert. Je nachdem für welches Tier die Information gilt, lege ich Unterordner an. Hund, Katze, Igel, etc.
Der Ordner Musik enthält ca. 900 Unterordner. Musik sortiere ich nach Künstler. Alles was von Depeche Mode ist, kommt bei Depeche Mode rein, alles was von ABBA ist kommt bei ABBA rein, Remixe kommen bei Remixe rein, usw.
Ich habe noch mehr Ordner, aber ich denke, dass das System klar ist.
Ich habe auch noch richtige Ordner im Schrank stehen. Da hat jede Kategorie einen eigenen Ordner: Tiere, Auto, Versicherungen, Finanzen (ich drucke alle Kontoauszüge nämlich auch aus), Rechnungen, Privat, Zeugnisse/Zertifikate, Arbeit.
Oh je. Diese Akkuratesse könnte ich niemals durchhalten.
Ich bin auf der Suche nach einem intelligenten Dateiverwaltungssystem, welches mir meine Dateisammlung ohne mein Zutun ordnet. Lediglich die Dateienbeschriftung immer nach demselben System:
Objekt - Datum (2024-10-11) - ID#a1b2c (x-beliebiges Kürzel).
Die ID speichere ich in Simplenote und kann dort eine Notiz dazu hinterlegen. Ich muss dann später nur nach "ID#a1b2c" oder "ID#h34dp" oder ... suchen und finde die Datei auf dem Computer oder in OneDrive zuverlässig in Sekundenschnelle, ohne mich durch eine Ordnerstruktur suchen zu müssen.
Ich mache verschiedene Ordner und sortiere dort hinein.
Gibt es irgendwann Dokumente, die nur ungefähr in einen der vorhandenen Ordner passen, dann mache ich in diesem Ordner für das Dokument einen Unterordner.
Früher nutzte ich bei Windows den "Arbeitsplatz" und mittlerweile gezwungenermaßen den "Explorer". (Arbeitsplatz mochte ich viel lieber.)
Beim Handy verwende ich "Dateien" (früher "Dateimanager").
Ich habe natürlich eine gute Ordnerstruktur. Alles nach Kategorien getrennt.
Bei den meisten Dokumenten mache ich eine Konvertierung nach Text und lege die in einen Unterordner "txt" rein. Das geht unter Linux recht einfach mit Scripten bzw, schnell zusammengetippten Befehlen.
Dann kann ich einfach den "grep" befehl benutzen um nach Schlüsselwörtern zu suchen und der findet dann die TXT Datei. Einen Ordner höher finde ich dann das gleichnamige Originaldokument.
Dann sichere ich alles immer auf einer NAS (Netzwerkfestplatte) mit Redundanz. Was richtig wichtig ist, kommt auf eine M-Disc, je nach Größe DVD oder Bluray (beide Einlagig, Multilayer löst sich irgendwann auf). Wenn man nicht gerade eine DVD-RAM benutzt, können die Daten nicht mehr verändert oder gelöscht werden, z.B. durch Viren. Man kann das Original immer noch mit diversen Tools von der Disc holen, auch wenn die laut dem Inhaltsverzeichnis gegen eine andere Version ersetzt wurde oder einfach als gelöscht markiert wurde.
Die NAS steht bei mir im Keller, ist also eher unwahrscheinlich, dass die auch kaputt geht selbst wenn die Wohnung abbrennt.
Du kannst auch eine Datenbank benutzen, aber die zu pflegen verlangt Disziplin. Ich habe das immer wieder probiert und aufgegeben.
Cloud ist ganz nett, aber Du weißt nie wer alles Deine Daten hat. Und wenn da was schief geht, hast Du keine Chance da was zu machen.
Auf jeden Fall ordentliche Backups machen und das beste was man privat derzeit machen kann ist M-Disc. Du brauchst einen speziellen brenner, kannst die Discs aber in jedem normalen Laufwerk lesen. Statt einer organischen Schicht die langsam verblasst hat die M-Disc eine mineralische Schicht. Die Daten sind da sozusagen in Stein gemeißelt. Daher auch das spezielle Laufwerk wegen dem starken Laser. Soll ja ein Millennium halten, die Datenschicht kann das bestimmt, aber sicher nicht das Plastic der Disc drumherum. Ein Menschenleben lang sollte das aber halten. Auch das US Militär hat bestätigt, das M-Disc am besten alles ausgehalten hat was die den Medien testweise angetan haben.
Du kannst auch eine Datenbank benutzen (...)
Über welches Tool würdest Du das denn machen?
Cloud ist ganz nett, aber Du weißt nie wer alles Deine Daten hat.
Joa, prinzipiell stimmt das, aber die Daten, die dort liegen, sind in der Regel für mich nicht so geheim. Die Daten, die es sind (vor allem Recovery Phrases) liegen im Datentresor.
Ich habe viele Datenbanken versucht.
Bilder verwalte ich aber immer noch und zwar mit "Digikam".
Am Laptop:
Ich sortiere nur Filme und Musik.
> Filme nur nach genres
> Musik nach Genre und Interpreten.
Alles andere ist gesichert auf USB Sticks und haben die gleiche Ordnung wie auf deinem Foto
Das Desktop meines Arbeitslaptops hat exakt 3 Ordner, mein privater sogar nur einen und eine Datei, die ich regelmäßig öffne, direkt auf dem Desktop.
Ich hab es noch nie geschafft, mein Hintergrundbild vor lauter Clutter nicht mehr zu sehen.
Ich hab mich nur für anderes entschieden, weil ich kein richtiges System habe. Ich leg meine Ordner und Unterordner an, wie sie für mich sinnvoll erscheinen, du würdest aber niemals ne Datei finden, wenn du dich nicht wie wild durchklickst.
Meine Wohnung sieht aus, als wäre einer mit nem Bagger durchgefahren. Aber ich HASSE Datenmüll. Meine Laptops und mein Handy sind immer sauber. Im "Kamera" Ordner von meinem Handy sind nie mehr als 20 Bilder, bevor ich sie entweder lösche oder in ihr richtiges Zuhause verschiebe.
Vielleicht hilft dir ja bei deinem chaotischen System, indem du einen Ordner oder eine Datei zusätzlich mit einem x-beliebigen Kürzel benennst, z. B. "ID#s6e2v". Diese ID kannst du dann in einer ganz schlanken App mit dem Namen Simplenote abspeichern und eine Notiz dazu schreiben. Die Datei findest du dann bei einer Suche nach "s6e2v" im Windows-Explorer oder in der Cloud in Sekundenschnelle wieder.
Danke für die Antwort!
Ein NAS wollte ich mir auch gerne nochmal zulegen. Aber ist mir noch zu teuer für zu wenig nutzen.
Ich nutze momentan dafür OneDrive, aber da lassen die Features etwas zu wünschen übrig, dafür 1TB Cloud Speicher für einen vernünftigen Preis inklusive Officeanwendungen.
Ansonsten mache ich es so, dass ich in der Regel bis zu 5 Ordner strukturiere. In der 6. Ebene liegen spätestens die Dateien mit passenden Namen.