Wie wird mit eingehenden E-mails im Rathaus umgegangen?
Werden die erst gesichtet und dann verteilt?
Habe festgestellt, dass manche Rathäuser klug sind. Und andere nicht. Die klugen Rathäuser haben es so, dass man online für jeden Bereich die jeweiligen Ansprechpartner/Ämter z.B. per E-mail kontaktieren kann.
Und bei allen anderen - nehme ich an - wird dann jede E-mail automatisch erstmal in eine Abteilung geleitet und von dort händisch weiter verteilt?!
1 Antwort
Wenn es nur eine Kontaktadresse für die ganze Verwaltung gibt, werden eingehende Emails von dort aus manuell an die verschiedenen Abteilungen weitergeleitet.
In den meisten Fällen und allen größeren Gemeinden gibt es entweder direkte Ansprechpartner für bestimmte Anliegen oder Funktionspostfächer für verschiedene Abteilungen.
Datenschutz wird dabei natürlich gewahrt.
Für die wenigen kleine Gemeinden, die nur mit einem Postfach für Anfragen arbeiten, ist das nicht umständlich. Einzelne Mitarbeiter sind dort für mehrere Bereiche zuständig, da ist es eben einfacher, das manuell zu sortieren, als jedem Mitarbeitenden mehrere Funktionspostfächer zuzuweisen.
Und natürlich wissen die entsprechenden Mitarbeitenden, wer im Haus für was zuständig ist und wo ggf. Zuständigkeiten enden.
Ein allgemeines Postfach hat für dich als Bürgerin oder Bürger also sicher keinen Nachteil und auch die Arbeitslast in der Verwaltung wird damit nicht erhöht. Und sowieso wird das in der Form ja nur sehr selten praktiziert, die meisten Gemeinden haben Postfächer für verschiedene Bereiche der Verwaltung.
Ich sehe jetzt schon wie alles schief geht. Natürlich entgegen dem, was immer beteuert wird. Aber ich hab eig. noch nie erlebt in dem Bereich, dass ich Unrecht gehabt hätte mit meiner Einschätzung.
Ich erlebe täglich in dem Bereich, dass das gut funktioniert. Dank Fachkräfte-Mangel leider manchmal echt langsam, aber die Prozesse funktionieren gut.
Aber wenn du deine Meinung sowieso schon hast, warum fragst du dann überhaupt?
Ah... Suuuper.
Na denn behalte ich meine Anliegen direkt für mich. Datenschutz.
Und es ist auch sinnfrei. Warum muss das so umständlich sein?
Dadurch wird die Verwaltung noch langsamer. Die Fachabteilungen sind alle abhängig von der Abteilung, von wo aus weiterverteilt wird. Und die Dumme, die es macht, muss es auch noch können. Und ich bezweifle das, dass die das können. Da werden sicherlich locker 2 von 10 E-mails pro Tag falsch weiter sortiert. Der Bürger bekommt die dumme Antwort "Wir sind nicht zuständig." Und schon geht die Arbeit für alle Beteiligten wieder von vorne los!