Studium: Wie Dokumente in der Cloud organisieren?
Guten Tag,
ich möchte gerne meine Briefe die ich von der Schule bekomme sowie Formulare etc. einscannen und in der Cloud speichern.
Wie würdet ihr das am besten machen um den Überblick nicht zu verlieren? Ich denke es ist nicht zielführend einen Ordner zu haben indem sind hunderte Dokumente befinden die dann auch noch unpraktisch nach Dateinamen sortiert sind. Eine Sortierung nach Datum ist vielleicht geschickter aber vielleicht auch nicht die beste Lösung. Unterordner sind auch eine Option aber da wüsste ich auch nicht nach welcher Struktur ich diese anlegen soll.
Wie macht ihr das?
6 Antworten
Das problem ist, dass gescannte Dateien schlecht oder gar nicht nach Inhalt durchsucht werden können. Nach Datum suchen bzw. sortieren, das geht automatisch, da das Erstellungsdatum an der Datei ist. Allerdings nur, wenn man das nicht durch kopieren "erneuert".
Ich sortiere meine Dokumente nach "Verwendung", also:
- Steuern
- Versicherungen
- Kfz
- Nebenkosten (Gas, Wasser, Strom, ...)
- Beruf
- Ausbildung
und so weiter. Im Zweifel einfach eine neue Kategorie aufmachen und später kann man das immer noch als Unterordner woanders hinlegen bzw. den Ordner umbenennen. Natürlich gibt es auch Unterordner, z.B. Strom, Gas, Waser, ... in den Nebenkosten oder jeder Arbeitgeber hat seinen eigenen Ordner.
Da kann man nicht nur Scans rein legen sondern auch Emails als PDF Druck oder eben die Dateien die man verschickt bzw. gedruckt und per Brief abgeschickt hat. Immer alles schön zusammen halten.
Damit das Datum nicht verloren gehen kann sollte man das in der Form JJJJMMTT in den Dateinamen mit aufnehmen. Z.B. "Vertragskündigung Bla Bla 20200802.PDF".
Auch kann es Sinn machen statt "Unterordner" ZIP Dateien zu verwenden. Die behalten alle ihre Eigenschaften (Erstellungsdatum usw.) auch beim Kopieren. Bei modernen Betriebssystemen kann man ja in die ZIP Dateien rein gehen wie in einen Ordner um da was rein zu kopieren, zu ändern oder zu löschen. Wichtig ist hierbei, die kompression runter zu stellen bzw. "nur archivieren" zu wählen. ZIP kann nämlich kleine Fehler reparieren. Wird die Datei beschädigt, dann ist der Inhalt - sofern der Schaden nicht groß ist - immer noch brauchbar. Auch kann man die ZIP verschlüsseln, dann muss man sich nicht so stark Sorgen machen ob jemand ein Backup davon in die Finger kriegt.
Bei wichtigen Dokumenten immer eine kleine Beschreibung in einem Word-Dokument machen. Da steht dann auch der Dateiname und vor allem worum es geht. Diese Datei kann man dann schnell nach Stichworten durchsuchen. Bei mir hat jeder Hauptordner so eine Datei.
Eine Cloud mag ich überhaupt nicht, da weiss man nie wer alles an die Daten ran könnte. Die ZIP Dokument Verschüsselung ist nicht schwierig zu knacken, genau so wie jede andere einfache Verschlüsselung.
Ich speichere als Hot-Backup auf mehrere Platten im netzwerk und davon mache ich regelmäßig Backups auf DVD-RAM.
Warum DVD-RAM? Ganz einfach, guckt man sich DVD genau an, sieht man kleine Karos. Eine DVD-RAM ist in Sektoren unterteilt wie eine Festplatte. Im gegensatz zu allen anderen CD/DVD/Bluray sind die Daten nicht in einer langen Spirale gespeichert in der sich der Computer erst mal zurecht finden muss. Bei DVD-RAM kann man mit einfachen wiederherstellungsprogrammen immer noch Dateien herausholen, auch wenn die DVD-RAM stark beschädigt ist. Natürlich regelmässig (bei mir jedes Quartal) eine neue Disc nehmen, die alten natürlich aufheben.
Für Langzeitspeicherung kommt das dann jedes Jahr auf eine M-Disc. Die ist genau so lesbar wie eine gewöhnliche DVD (bzw. Bluray), hat aber eine mineralische Datenschicht. Die Daten werden da sozusagen "in Stein gemeisselt". Dadurch löschen die sich nicht durch Sonnenlicht und Hitze, solange sich das Plastik nicht auflöst oder verformt sind die Daten sicher, angeblich 1000 Jahre lang, daher der Name "Millennium Disc" oder kurz M-Disc. In der Praxis hält das natürlich nicht so lange, aber laut dem US Militär das umfangreiche Tests gemacht hat, ist M-Disc das Medium das in den Tests am längsten durchgehalten hat.
Solch eine Antwort habe ich gebraucht. Vielen Dank :)
Bei wichtigen Dokumenten immer eine kleine Beschreibung in einem Word-Dokument machen. Da steht dann auch der Dateiname und vor allem worum es geht. Diese Datei kann man dann schnell nach Stichworten durchsuchen. Bei mir hat jeder Hauptordner so eine Datei.
Notierst du da nur den Dateinamen und paar Schlagworte zur Datei?
Ich habe früher meine Dateien einfach nach namen sortiert und hatte eine Reverenzdatei in der alle dateien verknüpft und erklärt werden... Jetzt hab ich einfach eine rdnerstruktur nach Themen... für ein neues Projekt mache ich einen neuen Hauptordner im Ordner "Projekte" oder so... der Ordner bekommt den namen des Projektes und in der ersten Datei im Ordner wird erklärt bzw. beschrieben wie das Projekt funktionieren soll / funktioniert.
Ich selbst benutze keinen Cloud dienst, da ich es einfach nicht brauche und auch nicht immer zugriff darauf hätte. Ich habe eine Festplatte im LAN und einen USB stick den ich hin und wieder mit der festplatte syncronisiere (neue inhalte in die ordner auf der festplatte sortieren und den usb stick wieder frei machen)
Wenn ich dateien häufiger mal brauche und diese über das internet abrufen möchte verwende ich den Clouddienst dropbox (ich denke aber dass auch jeder andere kostenlose Cloud dienst geeignet wäre)
Hab PDF in Ordner abgelegt, benötige kein Zugriff außerhalb des LAN.
Ansonsten würde ich Nextcloud oder andere Dienste nutzen.
Manche schwören ja auf Evernote oder Onennote, welche die Scans mit Texterkennung indiziert und durchsuchbar macht.
Lege die Ordner einfach so an wie du es für sinnvoll hältst.
Rechnungen > Jahr > Monat.
Du kannst auch am Ende des Jahres einzelne PDF Dateien zu einem PDF zusammenführen, dabei helfen dir Tools wie PDF-Creator.
Jede hierarchische Struktur, wie sie eine Ordnerstruktur darstellt, hat ihre Vor- und Nachteile.
Deshalb kennen Dokumentenmanagementsysteme Metadaten und Verschlagwortungen, um über alternative Selektions- und Suchkriterien Dokumente wiederzufinden.
Ist es nicht möglich PDF solche Metadaten zuzuschreiben ohne externe Programme?
Man kann natürlich auch händisch eine Excel anlegen und die Dokumente dort mit eigenen Notizen auflisten. Das hatte ich im Zweifel auch vor aber ich hoffe dass es eine elegantere Lösung gibt :)
Du kannst in einem PDF Metadaten hinterlegen. Dann muss aber auch das Dokumentenmanagementsystem in der Lage sein, diese automatisiert von dort zu extrahieren und zur Verwaltung heranzuziehen. Leider ist das über Herstellergrenzen hinweg alles nicht so einfach, wie man annehmen könnte.
Ein Ordner für das jeweilige Modul mit den entsprechenden Inhalten
Bei Bedarf nach Semester oder Fachrichtung untersortiert
Ein Ordner für Allgemeines, Ausdrucke, Rechnungen, etc
Dann ist man doch schon gut versorgt
Grüß dich.
Ich habe nicht nach einem Anbieter gesucht diesen hab ich schon gefunden.
Es geht mir um die Organisation/Verwaltung innerhalb der Cloud. Nach welcher Struktur lege ich die Dokumente sauber ab um sie z.B. schneller zu finden.