Outlook E-Mail und Anlagen zusammenfassen?
Hallo,
ich suche eine Lösung für folgendes Problem:
Auf unserer Arbeit haben wir nun elektronische Akten eingeführt. Post, die von den Kunden in Papierform eingereicht werden, werden zentral gescannt und als eine Datei in diese Akte eingefügt.
Wir erhalten aber auch E-Mails mit Anhängen. Diese können wir separat in die elektronische Akte "Drucken". Dateien, die in einem Druckauftrag zusammengefasst sind (z.B. ein PDF mit 100 Seiten) erscheint in der E-Akte als ein Dokument in dem ich Blättern kann. Dokumente, die in mehrere Druckaufträgen hinzugefügt werden, erscheinen auch als separate Dokumente.
Mein Problem ist nun, dass ich Outlook E-Mails mit Anlagen nicht als eine Datei drucken kann. Ich suche eine Lösung um E-Mails und Anlagen "in einem Rutsch" zu drucken.
Aufgrund der Sicherheit der IT kann ich aber keine externen Programme wie PDF Creator nutzen. Uns stehen die normalen Office 2013 Programme (u.a. Word, Excel, One-Note, Access, Power-Point, Outlook) zur Verfügung. Acrobat Reader ist auch nur in der Standard Version verfügbar.
Ich suche nun eine Möglichkeit entweder zwei separate Druckaufträge in einen neuen zusammengeführten Druckauftrag zu übernehmen, in dem ich dann auch den Drucker noch einmal wechseln kann oder die Dateien so zusammenzufügen kann, dass Sie ein Word, PDF oder sonstiges Format wiedergegeben werden, welches darauf achtet, dass der Ausdruck dass DIN A 4 Format einhält (daher funktionieren Screenshots nur bedingt).
Bisher behelfe ich mir, in dem ich die E-Mails und die Anlagen ausdrucke und dann über den Dienstkopierer als PDF einscanne. Dies ist aber nicht Sinn der E-Akte.
Ich hoffe auf eine Lösung.
Vielen Dank.
1 Antwort
Mein Problem ist nun, dass ich Outlook E-Mails mit Anlagen nicht als
eine Datei drucken kann. Ich suche eine Lösung um E-Mails und Anlagen
"in einem Rutsch" zu drucken.
Das geht nur mit Drittanbietersoftware. NB.: Eine rechtssichere Archivierung ist hier seit 1.1.2017 Pflicht, was bedeutet, alle Mails UND alle Anlagen müssen unveränderbar abgespeichert werden.
Aufgrund der Sicherheit der IT kann ich aber keine externen Programme wie PDF Creator nutzen
Anders geht das aber nicht.
Jedes nicht selbst geschriebene Programm ist "extern", das gilt für den PDF Creator ebenso wie für MS Office. Wenn ihr zuviel Geld habt, könn ihr ja den Acrobat in der Vollversion lizensieren, das kostet ja nur € 700.-- je Arbeitsplatz. Aber der ist auch "extern". ;-)