Grafiken im Serienbrief (Word/Excel)

Hallo,

ich soll auf der Arbeit eine Umfrage durchführen. Jeder, der teilgenommen hat, soll seine individuelle Auswertung erhalten (erstellt in Word). So weit so gut. Die Texte bekomme ich mit Wenn-Funktionen gut gesteuert, sodass ich nicht jeden einzelnen errechnen muss und schauen muss, wer mit welcher Punktzahl welchen Text bekommt. Das ist alles relativ easy, aber jetzt soll ich aus den Werten noch Diagramme erzeugen und die mit in die Auswertung packen (links die erste Grafik, dann der dazugehörige Text, dann auf der 2. Seite wieder oben eine Grafik und darunter dann wieder der Text).

Wie gesagt, die Texte sind nicht das Problem. Das Problem ist eigentlich nur, das mit den individuellen Diagrammen. Zum Einen würde ich mir das mit dem Erstellen gerne vereinfachen, aber das wird wohl nicht anders gehen als einfach ein "Master-Diagramm" zu erstellen, zu kopieren und die Datenquelle in jedem einzelnen Diagramm manuell zu ändern. Ich habe nur die Angst, wenn ich die Diagramme manuell in die Word-Dokumente einfügen muss, dass ich dann Zuordnungsfehler mache.

Jetzt meine Frage: Gibt es die Möglichkeit, diese individuellen Diagramme auch mit per "Serienbriefknopf-Drücken" mit in die Word-Datei zu übernehmen?

Ich hoffe auf eine positive Antwort, aber ich befürchte fast, dass ich das alles manuell machen muss. :-(

Danke dennoch für das Durchlesen und eventuell auch für Eure Antworten.

Liebe Grüße

Rebekka

Answer 1

[Lovedragon]

Wenn die Daten für den Serienbrief in einer Exceldatei gelistet ist, könnte in einer Zelle der Link zu der jeweiligen Auswertung bzw. des jeweiligen Diagrammes liegen. dieser wird als Serienbrieffeld mit in den Text eingebunden und kann später über die Gliederung / Auflösen mit eingebunden werden. Es müssten für die verschiedenen Punkte die jeweiligen Diagramme vorhanden sein, auf die dann mit dem Link verwiesen werden. Wenn die Auswertungen per elektronischen Versand und aktiven Links versendet würden, bräuchte mann die Diagramme nur auf einem Fileserver abzulegen und braucht nur den Link einzubinden.

Hab es zwar so noch nicht komplett ausprobiert, müsste aber meiner Meinung nach klappen. Viel Erfolg!

Answer 2

[BerchGerch]

Hallo,

falls das mal wieder jemand braucht:

1. Variable Bilder im Serienbrief mit der IncludePicture-Feldfunktion erzeugen

Man könnte die fertigen Diagramme jeweils aus Excel heraus als Grafik/Bild auf der Festplatte abspeichern (siehe unten), und dann mit der IncludePicture-Feldfunktion im Serienbrief-Hauptdokument in Word integrieren. Auf diese Weise könnten jedem Serienbrief-Empfänger individuelle Bilder zugeschickt werden.

Wie das geht, steht hier und hier sehr schön beschrieben.

2. Ein Diagramm aus Excel als Grafik speichern

Um ein Diagramm aus Excel als Grafik zu speichern, geht man folgendermaßen vor:

1. Markiere das Diagramm komplett.
2. Kopiere das Diagramm in die Zwischenablage (Register Start → Kopieren oder einfach Strg + C).
3. Wechsle nach Word oder PowerPoint. In Excel selbst sind die folgenden Schritte nicht möglich!
4. Klicke in Word oder PowerPoint im Register Start unter dem Befehl Einfügen auf den kleinen Pfeil (nicht das Klemmbrett-Symbol selbst!), so dass die Einfügeoptionen ausklappen.
5. Wähle hier die Option Grafik (ganz rechts) oder drücke einfach A auf der Tastatur.
6. Klicke dann mit der rechten Maustaste auf die eingefügte Grafik und wähle im Kontextmenü Als Grafik speichern... Wie gesagt, diese Option gibt es nur in Word oder PowerPoint, nicht in Excel selbst!
7. Speichere die Grafik am gewünschten Ort auf der Festplatte ab. Am besten alle Bilder im selben Verzeichnis.

Das ist natürlich sehr viel Arbeit, wenn es sich um viele Diagramme handelt, geht aber leider nicht anders. Man könnte diesen Prozess höchstens mit einem Makro etwas beschleunigen.

3. Noch einige Hinweise

1. Ich würde die Bilder in Word immer innerhalb eines Textfeldes einfügen, d. h. also im Endeffekt, dass die IncludePicture-Feldfunktion in Word in ein Textfeld eingefügt wird (das Textfeld selbst ist zu erstellen über das Register Einfügen → Textfeld → Textfeld erstellen, und dann das Textfeld bei gedrückter linker Maustaste im Dokument aufziehen). Auf diese Art und Weise ist man hinterher viel flexibler, wenn es um das Verschieben des Bildes oder die Anordung von Text neben dem Bild geht, was laut der Fragestellung hier ja offensichtlich auch notwendig war.
2. Man muss unbedingt darauf achten, dass der Pfad bei der IncludePicture-Feldfunktion in Anführungszeichen und immer mit doppelten umgekehrten Schrägstrichen angegeben wird.
3. Nach der Erstellung des fertigen Serienbriefs werden zunächst alle Dokumente mit demselben Bild angezeigt, was vollkommen normal ist. Man muss hier immer nochmal alle Bilder manuell aktualisieren. Das könnte man normalerweise sehr schnell erledigen, indem man per Strg + A das gesamte Dokument markiert, und dann alle Bilder per Druck auf F9 aktualisiert, sofern man die Bilder nicht innerhalb eines Textfeldes eingefügt hat! Falls man aber die Bilder bzw. die IncludePicture-Feldfunktion innerhalb eines Textfeldes eingefügt hat, wie ich das oben in Punkt 1 beschrieben habe, funktioniert diese Aktualisierungsmethode nicht mehr. In diesem Fall kann man zum Aktualisieren das unten angefügte Makro einmal ausführen. Dieses identifiziert nacheinander alle Textfelder im Dokument und aktualisiert die darin enthaltenen Felder.

Hier der Code:

Sub VariableBilderInSerienbriefenAktualisieren()

    Dim TF As Shape
    
    For Each TF In ActiveDocument.Shapes
        If TF.Type = msoTextBox Then
            TF.Select
            Selection.Fields.Update
        End If
    Next

End Sub

Gruß, BerchGerch

Woher ich das weiß: eigene Erfahrung – Ich arbeite seit 30 Jahren nahezu täglich mit Word.

Answer 3

[derBeobachter]

Äh, ich fürchte das ist ein sehr ambitionierter Versuch. Ich würde dafür Access verwenden, damit ginge es viel einfacher.

In Word fällt mir dazu eigentlich nur Makros ein.

Comments

[PitaPit]

Weiss jemand wie das in Access zu bewerkstelligen ist?

[Rebekka1809]

Wir haben hier auf der Arbeit leider kein Access :-(

[Rebekka1809]

@Rebekka1809

Achso, wie meinst du das mit Makros? Hast du eine Seite, die das gut und verständlich erklärt?

[derBeobachter]

@Rebekka1809

Makros sind ein mächtiges feature von Office, kleine Programme, die man im Hintergrund ausführen kann. Dazu musst du aber Visual Basic können, und dein Projekt ist nicht gerade ein guter Start dafür - zu kompliziert.

[Rebekka1809]

@derBeobachter

OK, danke dennoch für deine liebe und geduldigen Antworten. Ich seh's schon kommen >400 Diagramme einfügen und dabei nicht den Überblick verlieren :-(