Alle Dokumente in einem Serienbrief einzeln abspeichern. Wie?

Hallo Leute,

sollte heute einen Serienbrief für 500 verschiedene Leute erstellen, alles kein Problem. Doch wie kann ich diese alle einzeln abspeichern, sodass ich dann 500 Dokumente habe? Wenn ich es manuell mache, wird das ziemlich lästig bei der Anzahl.^^

Habe im Internet was von Makros & Codes gelesen, habe aber in sowas keine Erfahrung und müsste da auch erklärt bekommen, wie das funktioniert.

Programm Word 2010

Ich hoffe, ihr könnt mir helfen

Danke im voraus

1 Antwort

Wimmsiwumm

25.09.2013, 20:25

Ich kann Dir zwar keine konkrete Lösung anbieten aber vielleicht einen Tip, der eventuell weiterhilft. Ich denke aus Word heraus wird es nicht gehen. Wenn Du die 500 Briefe aber alle in eine PDF druckst, müßtest Du bessere Möglichkeiten für eine Lösung haben. Für PDFs gibt es zahlreiche Programme, die die Datei dann aufteilen. Kann Dir aber leider keine konkretes Programm nennen. Da müßtest Du selber schauen. Bin mir aber sicher das es für PDFs was gibt.

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"Sehr geehrtes Mitglied <Mitgliedsnummer>,

Ihre Daten sind <Datenfeld_1> und ab <Datenfeld_2> sind es ... bla bla bla".

Bisher drucken wir den Serienbrief auf Papier aus.

Was wir wollen:

Wir wollen anstatt eines Seriendrucks zum Papierversand eine Serien-E-Mail. Die Inhalte sind aber vertraulich. Darum soll die E-Mail nur (individuell) darüber Mitteilen, dass unsere vertrauliche fachliche Mitteilung als individuelle PDF-Datei in unserer Nextcloud abrufbar ist.

Der Seriendruck müsste also einzelne PDFs erzeugen und diese jeweils in das richtige Dateiverzeichnis abspeichern.

Die Dateiverzeichnisse liegen auf dem Windows-Rechner vor:

C:\netxcloud\<Mitgliedsnummer>

Wie erreicht man das? Ist das trivial, oder sollte ich damit einen VBA-Entwickler beauftragen?

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Sub Test()
 '
 ' Serienbrief in einzelnen Word Dokumenten speichern
 '
 Dim Dateiname As String
 Dim LetzterRec As Long
     
 Application.ScreenUpdating = False
 Application.Visible = False

 Const path As String = "C:\Test\"          'Pfad anpassen
 ActiveDocument.MailMerge.DataSource.ActiveRecord = wdLastRecord
 LetzterRec = Word.ActiveDocument.MailMerge.DataSource.ActiveRecord
 ActiveDocument.MailMerge.DataSource.ActiveRecord = wdFirstRecord


     With ActiveDocument.MailMerge
         .DataSource.ActiveRecord = wdFirstRecord
         Do
             If .DataSource.ActiveRecord > 0 Then
                If .DataSource.DataFields("VorNachname").Value <> "0" Then
                     .Destination = wdSendToNewDocument
                    .SuppressBlankLines = True

                     With .DataSource
                         .FirstRecord = .ActiveRecord
                         .LastRecord = .ActiveRecord
                
                         Dateiname = path & .DataFields("VorNachname").Value & ".docx"
                
                     End With
                        .Execute Pause:=False
                 
                         ActiveDocument.SaveAs FileName:=Dateiname           'Speichern unter Dateiname
                        ActiveDocument.Close False
                 End If

               End If
               
             If .DataSource.ActiveRecord < LetzterRec Then
                 .DataSource.ActiveRecord = wdNextRecord
             Else
                 Exit Do
             End If
         Loop
     End With
     
     Application.Visible = True
     Application.ScreenUpdating = True
 End Sub

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__________________

Excel sieht so aus:

Nr Bestelldatum Artikel Anzahl Preis Name Adresse

100 26.07.2022 Rosen 1 2,50 € Max Mustermann Musterstraße

100 26.07.2022 Tulpen 1 1,50 € Max Mustermann Musterstraße

100 26.07.2022 Rose rot 1 3,50 € Max Mustermann Musterstraße

101 27.07.2022 Rosen 1 2,50 € Lea Musterfrau Musterstraße

101 27.07.2022 Rose rot 1 3,50 € Lea Musterfrau Musterstraße

usw....

__________________________

Die Rechnungen in Word als Serienbrief sollen so aussehen:

Name: Max Mustermann

Adresse: Musterstraße

Bestellnummer: 100

Artikel Anzahl Preis Gesamtpreis

Rosen 1 2,50 € 2,50 €

Tulpen 1 1,50 € 1,50 €

Rose rot 1 3,50 € 3,50 €

Gesamtpreis 7,50 €

.... usw.

_____

Leider ist es der Fall, dass der Serienbrief es als einzelnes Dokument sieht (Jede Zeile, ein Blatt) und nicht als nur eine Bestellung.

Hat jemand eine Idee wie man das hinbekommen kann?

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Wie gesagt, die Texte sind nicht das Problem. Das Problem ist eigentlich nur, das mit den individuellen Diagrammen. Zum Einen würde ich mir das mit dem Erstellen gerne vereinfachen, aber das wird wohl nicht anders gehen als einfach ein "Master-Diagramm" zu erstellen, zu kopieren und die Datenquelle in jedem einzelnen Diagramm manuell zu ändern. Ich habe nur die Angst, wenn ich die Diagramme manuell in die Word-Dokumente einfügen muss, dass ich dann Zuordnungsfehler mache.

Jetzt meine Frage: Gibt es die Möglichkeit, diese individuellen Diagramme auch mit per "Serienbriefknopf-Drücken" mit in die Word-Datei zu übernehmen?

Ich hoffe auf eine positive Antwort, aber ich befürchte fast, dass ich das alles manuell machen muss. :-(

Danke dennoch für das Durchlesen und eventuell auch für Eure Antworten.

Liebe Grüße

Rebekka

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Vor kurzem dann die Umstellung Office 2016 - und die Probleme begannen. Beim Starten des Word-Dokumentes zunächst "Ja" bei der Abfrage, ob das Dokument mit der Excel-Tabelle verbunden werden soll.

Merkwürdig aber schon hier, dass als Laufwerk "X" angegeben wird, denn es handelt sich eigentlich um das Laufwerk "O". Nun ja.

Nach "Ja" kommt folgende Meldung:

Und dann:

Hier stimmt der Pfad und auch der Dateiname der Excel-Datei! Dennoch findet Word die Tabelle nicht!

Klickt man nun auf "Optionen" und dann auf "Alle Seriendruck-Informationen entfernen", speichert die Word-Datei nicht und öffnet sie erneut, dann findet Word die Excel-Tabelle auf einmal (sogar mit der Pfadangabe des Laufwerks "X")!

Alternativ kann man die Popupbox auch mit "x" schließen und dann auf "Wollen Sie der Datenquelle vertrauen" gehen, dann findet Word die Excel-Tabelle ebenfalls.

Ich habe dann mal einen Tipp hier aus der Community befolgt und in den Feldfunktionen noch die Ergänzung @"dd.MMM.yyy" angebracht und mit der Excel-Tabelle im neuen Format .xlsx verbunden (OLE statt DDE). Dann findet Word die Tabelle und zeigt auch das Datum im "deutschen" Format an, aber jedes Mal sind die Abfrageoptionen weg.

Eine Kollegin hatte nun den Verdacht, dass Word die Tabelle nicht fand, weil irgendwelche Makros darin enthalten sein könnten und bei uns Excel-Tabellen mit Makros zunächst auf "inaktiv" stehen.

Insgesamt bin ich nun etwas ratlos, worin letztendlich das Problem besteht. Jedenfalls ist durch Word 2016 eine Verschlimmbesserung eingetreten - neues Office, aber Probleme beim Serienbrief.

Hat jemand eine Idee, woran es liegen könnte bzw. wie ich das Problem löse?

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Ich habe mich daher gefragt ob es auch möglich ist einen Serienbrief im pdf Format zu machen?

Wo dann auch immer der Empfänger sich abwechselt?

Dann würden alle Kunden die pdf haben den Brief aufbekommen!

Bei der Arbeit kann/darf ich nichts herunterladen sondern müsste erst die Chefs fragen!

Danke

Michael

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