Bei Umstellung von WORD 2010 auf WORD 2016 --> Serienbrief findet die Datenquelle (Excel-Tabelle) nicht mehr - woran kann dies liegen?

Wir nutzen seit einigen Jahren einen selbst erstellten Serienbrief in WORD von Microsoft. Der Serienbrief ist mit einer Datenquelle im Excel-Format .xls (Format bis 2010) verknüpft. Das hat auch immer reibungslos funktioniert.

Dann die Umstellung auf WORD 2016. Und das Drama nahm seinen Lauf! Urplötzlich findet Word die Datenquelle nicht mehr - obwohl diese im gleichen Ordner liegt! Es erscheint eine Fehlermeldung - allerdings, und das ist das Merkwürdige - nur bei meiner Kollegin! Hierbei nimmt WORD Bezug auf ein "X"-Laufwerk, das es bei uns gar nicht gibt!

Ich selbst habe die Datenquelle nach einem Hinweis von Excel als "vertrauenswürdig" eingestuft. Diese Möglichkeit hat(te) die Kollegin aber erst gar nicht. Ich habe mittlerweile auch das (fehlerhafte) Makro entfernt - dennoch findet Word die Excel-Datenquelle nicht. Bei mir aber funktioniert alles!

Änderungen im "Trust Center", das Verknüpfen über den Befehl "Vorhandene Liste verwenden" usw. haben alle keine Änderungen im Verhalten von WORD zur Folge: Erst, wenn die Kollegin den Serienbrief (nach Quittieren aller Meldungen) schließt und zum 2. Mal öffnet, findet WORD auf einmal die Datenquelle!

Sämtliche Recherchen im Web haben immer wieder die gleichen - aber durchaus widersprüchlichen - Lösungsansätze ergeben: Entweder soll man die Datenquelle als "vertrauenswürdig" einstufen (wie gesagt: Dies ist entbehrlich, weil die Excel-Tabelle kein Makro mehr enthält, war der Kollegin aber bisher auch nicht möglich, da Excel den entsprechenden Hinweis gar nicht erst anbot), oder den Speicherort als "vertrauenswürdig" einstufen (brachte auch nicht die Lösung), die Datenquelle anders verknüpfen ("Vorhandene Liste verwenden") - auch hier keine Lösung in Sicht.

Einzig die Verknüpfung mit der Datenquelle im neuen Format .xlsx (Excel 2010 ff.) funktionierte mehr schlecht als recht - dann aber mit amerikanischem Datumsformat. Es ist dann zwar möglich, mittels Ergänzung das deutsche Datumsformat in den entsprechenden Seriendruckfeldern einzustellen, das ist aber sehr aufwändig umzusetzen. Oder vielleicht die einzige Lösung?

Vielleicht hat hier jemand aber auch eine andere Idee, woran es scheitert?

Answer 1

[BerchGerch]

Hallo,

du hast geschrieben:

Einzig die Verknüpfung mit der Datenquelle im neuen Format .xlsx (Excel 2010 ff.) funktionierte mehr schlecht als recht (...)

Ehrlich gesagt war das auch mein erster Gedanke, dass das Problem damit zusammenhängen könnte, dass die Dateiformate nicht übereingestimmt haben. Ich würde dir also empfehlen, das neue Dateiformat für deine Datenquelle beizubehalten.

(...) dann aber mit amerikanischem Datumsformat. Es ist dann zwar möglich, mittels Ergänzung das deutsche Datumsformat in den entsprechenden Seriendruckfeldern einzustellen, das ist aber sehr aufwändig umzusetzen. Oder vielleicht die einzige Lösung?

Ehrlich gesagt mache ich das seit Jahren grundsätzlich so, dass ich das Datumsformat in einem Seriendruckfeld per ergänzendem Schalter bzw. Parameter auf Deutsch umstelle. Das ist einfach die einzige Methode, die bisher immer sicher funktioniert hat.

Aber ist das wirklich so aufwändig? Denn bei gleichem Datums-Seriendruckfeld kann man das ja einmal einstellen und dann dieses umgestellte Datums-Seriendruckfeld überall dorthin im Serienbriefdokument kopieren, wo man es braucht.

Wirklich aufwändig wird es doch nur, wenn man viele verschiedene Datums-Seriendruckfelder (mit unterschiedlichem Namen) hat. Das könnte man dann mit einem Makro lösen, damit die Eingabe schneller geht. Hier der Code:

Sub SeriendruckfeldEinfuegen()

    Dim strSeriendruckfeld, strDatumsformat, strQuote As String
    
    strDatumsformat = "dd.MM.yyyy" 'Hier Datumsformat einstellen
    strQuote = Chr$(34) 'Anführungszeichen
    strSeriendruckfeld = InputBox("Bitte geben Sie den Namen des Seriendruckfelds ein!", "Eingabe erforderlich")
    
    If strSeriendruckfeld = "" Or StrPtr(strSeriendruckfeld) = 0 Then
        Exit Sub
    Else
        ActiveDocument.MailMerge.Fields.Add Range:=Selection.Range, Name:=strSeriendruckfeld & " \@ " & strQuote & strDatumsformat & strQuote
    End If
    
End Sub

Das Makro funktioniert folgendermaßen:

1. Man positioniert seinen Cursor an der Stelle, an der das Datums-Seriendruckfeld mit deutschem Datumsformat eingefügt werden soll. Dann führt man das Makro aus.
2. Beim Ausführen wird man nach dem Namen des Seriendruckfelds gefragt, den man in eine Eingabemaske eingeben muss, z. B. Datum.
3. Dann bestätigt man die Eingabe. Dadurch wird an der entsprechenden Stelle ein Seriendruckfeld mit dem eingegebenen Namen mit deutschen Datumsformat eingefügt.

Die zugrundeliegende Feldfunktion des generierten Seriendruckfeldes sieht so aus:

{ MERGEFIELD Datum \@ "dd.MM.yyyy" }

Dem Makro könnte man außerdem eine Tastenkombination zuweisen, damit das Ausführen noch schneller geht.

Du hast außerdem geschrieben, die Verknüpfung mit der Datenquelle im neuen Dateiformat .xlsx funktioniere „mehr schlecht als recht“. Gibt es denn noch mehr, das nicht deinen Wünschen entsprechend funktioniert, oder war das Problem mit dem Datumsformat das einzige?

Eine Rückmeldung wäre nett und melde dich bitte bei Fragen!

Gruß, BerchGerch

Woher ich das weiß: eigene Erfahrung

Comments

[Soundchaser]

Ja, es geht schon mit dem Kopieren des "Schalters", aber es sind eben einige Serienbriefe, die die gleiche Datenquelle nutzen. Inzwischen haben wir es so gelöst, dass wir mit der Datenquelle im neuen .xlsx-Format verknüpft haben. Das funktioniert zumindest bei mir. Vielleicht stelle ich dann nächstes Jahr die Schreiben insgesamt um. Danke!