Gibt es eine Möglichkeit oder ein Organizer bei ganz vielen Unterschriftsmappen den Überblick zu behalten?
Hallo zusammen,
bei mir in der neuen Abteilung gibt es unendlich viele Unterschriftsmappen. Wir sind 11 MitarbeiterInnen und bei jedem liegen ungefähr 30-60 Unterschriftsmappen. Man sucht bereits in seinen eigenen Unterschriftsmappen den richtigen Vorgang und falls eine Kollegin oder ein Kollege mal im Urlaub ist, dort noch länger. Die Mappen werden ein paar Mal am Tag angefasst, weil etwas neues hinzugefügt wird oder weil eine Bewerberin oder ein Bewerber Rückfragen zu seinem Vorgang hat. Man investiert nur so unendlich viel Zeit für's Suchen. Zeit, die man nicht hat. Gibt es da etwas (ein Möbelstück, ein Produkt), das einem hilft, den Überblick zu behalten oder einem das Suchen etwas erleichtert? So viel Ablagefläche um jede Mappe einzeln irgendwo hinzulegen, gibt es leider nicht. Ich bin was so etwas angeht, super perfektionistisch und es wurmt mich total, dass ich dafür noch keine Lösung habe. Vielleicht hat jemand die Lösung bereits bei sich im Büro. Vielleicht gibt es ja etwas, das ich noch nicht kenne. :-) Ich habe in jeder Unterschriftsmappe auf der letzten Seite bereits ein Papier hineingelegt, das unten aus der Mappe herausragt, mit Namen oder Stichworten gekennzeichnet, dass es so etwas einfacher ist. Aber das ist noch nicht die finale Lösung.
P. S. Wir sind fortgeschritten digtital unterwegs. Aber einige Sachen muss man datenschutzrechtlich vorerst in Papier aufbewahren.
Vielen Dank im Voraus - Crangelos
3 Antworten
Ausser auf komplett Digital Sign umzustellen fällt auch mir keine Lösung ein.
Mir kommt das auch komisch vor das man soviel unterschriftsmappen auch benötigt.. muss den wirklich jeder **** unterschrieben werden ? Der wo unterschreiben muss kommt ja nicht mehr zum arbeiten ;)
Vielen Dank, HesslerITCon, da hast du recht. Optimal ist das alles nicht.
Aber ein Vorgang benötigt tatsächlich 8-9 Fächer allein. :-/
Das ist schon komplex. Wenn ich es richtig verstehe, gibt es also mehrere Hundert Vorgänge, die alle auf Schreibtischen verteilt liegen und jeder Vorgang benötigt eine Unterteilung in 8-9 Fächer in die man immer wieder etwas reinlegen/rausnehmen muss?
Wie wäre es dann mit sogenannten Ordnungsmappen,
https://www.google.com/search?client=firefox-b-d&q=ordnungsmappe
die gibt es mit bis zu 12 Fächern und in verschiedenen Farben. Da könnt man Sachbearbeitergruppen oder verschiedenen Positionen / Bewerbergruppen farblich unterscheiden. Die sind dünner als Unterschriftenmappen und können auch (auswechselbar) beschriftet werden.
Dann würde ich einen Schubladenschrank oder ein anderes Ordnungssystem mit Hängeregistern nehmen.
https://www.google.com/search?client=firefox-b-d&q=Schubladen+H%C3%A4ngeregister
Die Hängeregister gibt es schmal oder mit verschieden breiten verstärkten Böden. Auf den Hängeregistern sind Beschriftungsschilder aus Plastik mit auswechselbaren Schildchen. Die werden mit den Namen der Bewerber beschriftet (kann man auch farblich markieren nach Bearbeitern / Positionen etc.). Die Hängeregister werden alphabetiisch sortiert. Wenn man an dem Vorgang arbeitet, nimmt man nur die Mappe aus dem Hängeregister und steckt sie anschließend wieder rein.
Weiß nicht, ob das euer Problem löst, aber vielleicht sich ja eine Anregung dabei :)
Es gibt Sammelmappen mit Zahlen- oder Buchstabenregister. Das könnte hier manche Suchaktionen vereinfachen.
Vielen Dank luibrand. Das stimmt, die haben wir ebenfalls. Aber ein Vorgang benötigt tatsächlich 8-9 Fächer allein. :-/