Wie umgehen mit Flüchtigkeitsfehlern von MAs?
Guten Morgen in die Runde,
ich habe einige Personen unter mir die zwar eigentlich gute Arbeit machen aber auch immer wieder Flüchtigkeitsfehler in ihrer Arbeit machen. Das sind leider auch schon etwas mehr als man hinnehmen kann vor allem da wir in der Buchhaltung arbeiten und es da wichtig ist möglichst ordentlich zu arbeiten.
Ich wollte einfach mal in die Runde fragen ob da vielleicht jemand Tipps oder Empfehlungen hat, wie man damit umgehen kann oder soll. Sollte man die Personen direkt und jedes Mal auf jeden Fehler ansprechen? Sollte man es sammeln und in einem persönlichen Gespräch einbringen? Wir würdet ihr es gerne kommuniziert bekommen?
Ich mache mir viele Gedanken zu diesem Thema. Aber ich möchte ja auch meinen Job gut machen. Ich bin für alle Antworten dankbar. :)
LG
3 Antworten
Das System, was hinter der Buchführung steckt, ist ja eigentlich eines, was auf gewisse Weise "selbstkontrollierend" ist. Ich mein, wenn man eine eingehende Rechnung ein- und dann die Überweisung von der Bank gegenbucht, muss das Aufwandskonto danach ja einen Saldo von genau Null haben. Wenn nicht, weiß man, dass man irgendwo einen Fehler drin hat - und muss diesen Fehlbetrag dann eben suchen!
Von daher könntest du euch vor allem mal eure aktuelle Arbeitsteilung anschauen und überlegen, ob die unter diesem Aspekt sinnvoll ist. Also, ob durch das System hinter der Buchführung jeder seine Flüchtigkeitsfehler selbst finden und ausbessern kann und muss oder ob die Aufgaben so verteilt sind, dass das immer auf den Letzten in der Reihe entfällt, der dadurch wiederum ein enormes Pensum an Mehrarbeit hat. Und dann könntest du überlegen, ob man daran eventuell etwas ändern könnte.
Ebenfalls ist es natürlich ein wichtiger Ansatz, einfach mal mit den Menschen zu reden und sie zu fragen, was bei ihnen zu den Fehlern führt! Vielleicht liegt es ja an Rahmenbedingungen wie z. B. zu viel Unruhe im Büro und eine dadurch eingeschränkte Konzentration? Oder auch zu viele gleichartige Aufgaben, also zu wenig Abwechslung, was schnell zu einem gewissen "Abschalten" im Kopf führen kann? Oder sogar noch größere Probleme wie einem schlechten Informationsfluss? Oder auch einfach daran, dass die Mitarbeitenden nicht erkennen und verstehen, wieso ihre Flüchtigkeitsfehler keine Kleinigkeiten sind, sondern in den folgenden Arbeitsschritten viele Probleme verursachen?
Geh da mal mit der Grundannahme ran, dass die allermeisten Menschen ihren Job durchaus gut und richtig machen wollen. Dass Fehler keine böse Absicht und oft auch kein Unvermögen sind. Dass es erwachsene Menschen sind, die ihren Job durchaus beherrschen und wissen, was sie tun. Und dass man somit bei häufigen Fehlern schauen muss, was genau diese erwachsenen, leistungswilligen und -fähigen Menschen daran hindert, ihren Job so gut zu machen, wie sie es eigentlich könnten und auch wollen.
Hi und vielen Dank für deine ausführliche Antwort. Da waren einige interessante Gedanken dabei. :)
Sollte man die Personen direkt und jedes Mal auf jeden Fehler ansprechen?
Wenn du die Kapazitäten dafür hast, alle Mitarbeitenden lückenlos zu überwachen... Allerdings sehe ich nicht, welche Verbesserung das bringen könnte. Die Leute werden sich sehr schnell extrem genervt fühlen, und das wird auch alles sein.
Statt den Leuten hinterher zu rennen und ihnen ihre Fehler aufs Brot zu schmieren, solltest du dir lieber überlegen, wie diese Fehler vermieden werden können. Es geht nämlich nicht darum, Mitarbeitenden an den Pranger zu stellen, sondern darum, dass der Job ordentlich gemacht wird.
Hallo Funship, danke für Deine Antwort.
Also ich habe nicht die Zeit jemanden "lückenlos" zu überwachen (und das will ich auch gar nicht) aber ich nehme mir schon die Zeit Probleme zu sehen und dann nach meinen Möglichkeiten zu lösen. Ich glaube auch nicht, dass es sinnvoll ist, die Mitarbeiter jedes Mal mit ihren Fehlern zu konfrontieren.
Fehler passieren und gerade Flüchtigkeitsfehler... was kann da die Ursache sein? Überlastung? Wie kann ich einen Mitarbeiter überzeugen, noch ordentlicher zu arbeiten? Das Letzte, was ich will, ist, dass die Kollegen "dicht" machen und ihre Motivation verlieren.
LG
Ich denke, dass du dem MA einmal erklären musst, welche Folgen so ein Fehler haben kann und was das für das Unternehmen bedeuten könnte.
Bei Fehlern in der Buchhaltung (du hast jetzt nicht genau geschrieben worum es geht) kann es durch aus sein, dass ein finanzieller Schaden entsteht, der das Unternehmen in die Kniee zwingen könnte... im Extremfall...
Ja, wäre auch meine Vermutung gewesen, aber allein die falsche Umsatzsteuerliche Behandlung von einigen Sachverhalten kann große finanzielle Einbußen bedeuten, i.d.R. aber nicht Unternehmensgefährdend.
Habe aber in mehreren Unternehmen erlebt, dass Prozesse nicht eingehalten wurden und dadurch massiver Schaden entstanden ist, z.B. eine vermeintliche Änderung der Bankverbindung kann einem Arbeitgeber von mir mal einen 6-stelligen Betrag gekostet. Nur weil nicht nachgeprüft wurde, ob das stimmt... War ein Betrugsfall. Weiß allerdings nicht mehr, ob das Geld wiederbeschafft werden konnte oder ob der Schaden bestehen blieb. Solche Sachen habe ich schon mehrfach mitbekommen...
Hallo JayRaa, danke für deine Antwort. Es geht um Fehler in der Abwicklung des laufendes Prozesses die teilweise schon einen finanziellen Verlust bedeuten aber meistens eher die bestehenden Abläufe unnötig verlängern. Wir arbeiten in einem größeren Unternehmen mit mehreren Abteilungen und die Eingangsbelege z.B. werden falsch kontiert oder falschen Abteilungen zugeordnet (obwohl wir KI nutzen und eigentlich sogar die korrekten Angaben übermittel werden).
Ich glaube es wäre da etwas übertrieben so zu argumentieren, dass wir pleite gehen wenn mal was falsch gebucht wurde. :D
LG