Warum machen es betriebe sich manchmal unnötig schwer und verkomplizieren gewisse abläufe?
Ich versteh das einfach nicht.
In meinem Betrieb war das so schön früher. Man schrieb einfach die jeweilige Person an von der man was brauchte, und voila das wurde schnell erledigt.
Inzwischen kam eine Super tolle neue Regelung wo man die Anfragen sozusagen an eine Sammelstelle meldet und diese dann bearbeitet werden.
Das geile ist, wenn man da nur schnell eine Info braucht, und an besagte Sammelstelle schreibt, dann dauert es STUNDEN oder sogar TAGE bis man eine Antwort bekommt....
Warum kommen manche Betriebe auf solche Schnapsideen?
Dadurch ist quasi für den gesamten Ablauf die Handbremse gezogen.
8 Antworten
In manchen Bereichen macht das durchaus Sinn.
Ja, ich verstehe Dich, wenn Du jetzt eine Meldung an eine "Sammelstelle" machen musst und es länger dauert aber oft ist so eine Sammelstelle notwendig.
Bei uns im Betrieb war das früher auch so. Hatte ich ein Problem mit dem PC, egal ob z.B. kaputte Maus, Drucker, Outlook oder Telefon, habe ich bei der IT angerufen und oft wurde das Problem schnell behoben.
Mit der Zeit ist allerdings der Betrieb gewachsen, es gibt neue Arbeitsplätze (Produktion und Verwaltung), es wird immer mehr digitalisiert, es kommen neue computergesteuerte Anlagen usw.
Man hat in der IT zwar Personal aufgestockt (und ist immer noch dabei), es ist aber trotzdem nicht möglich jedes Problem der MA sofort anzugehen.
Jetzt meldet man das zentral. Dann wird priorisiert, man bekommt ein Ticket und die Probleme/Wünsche werden nach Priorität abgearbeitet.
Auch wenn das für den Einzelnen oft nicht so toll ist, es geht leider nicht mehr anders.
Hinter unnötig verkomplizierten Betriebsabläufen steckt typischerweise eine neue Software, die eine Unternehmensberatung, die von der Branche null Ahnung hat, der Geschäftsleitung aufgeschwatzt hat.
In Deinem Fall liegt die Sache aber etwas anders. Erstmal verwechselst Du Anfragen mit Fragen. Wenn Du irgendeine Information brauchst kann Dir niemand verbieten, mal eben schnell einen Kollegen Deiner Wahl zu kontaktieren. Eine Anfrage dagegen ist etwas völlig anderes, nämlich der Anfang eines Geschäftsprozesses aus Anfrage, Angebot, Angebotsänderungen, Auftrag, Auftragsbestätigung, Erledigung des Auftrags, Rechnung, Bezahlung. Wenn es bei Euch bisher so üblich war, dass sich mafiöse Netzwerke bilden, die sich heimlich untereinander die Anfragen und damit die Auftragsbearbeitung zuschustern, während andere aufs Abstellgleis gedrängt werden, wo sie nichts erwirtschaften und ihre Kündigung riskieren, dann ist das geschäftsschädigendes Mobbing und Diskriminierung nach Gutsherrenart. Das allermindeste ist, dass ALLE, die auf dem jeweiligen Gebiet kompetent sind, von einer neuen Anfrage Kenntnis erhalten und Gelegenheit, sich den Fall zu schnappen, in Absprache mit den anderen. Oder dass eben eine zentrale Stelle unvoreingenommen verteilt, wer was macht.
Man schrieb einfach die jeweilige Person an von der man was brauchte, und voila das wurde schnell erledigt.
... und wenn die im Urlaub/krank/überlastet ist etc., hat der Kollege keine Ahnung was da vorher schon gelaufen ist und du musst ewig warten. Außerdem hatten die Chefs keinen Überblick bei wieviele "Kleinigkeiten" z. B. die IT hilft bzw. wie stark ausgelastet diese Leute wirklich sind.
Wenn es mit Ticket-System länger dauert, gibt's wohl zu wenig Personal an der Stelle (d.h. ohne Ticket-System gäb's noch mehr Probleme) oder das Personal weigert sich in das Ticket-System reinzuschauen, weil sie die Nachteile nicht kapiert haben, die man ohne hat.
notting, dem Ticket-Systeme massiv helfen den Überblick über die eigenen Aufgaben zu behalten bzw. "mal schnell" die Aufgabe eines Kollegen zu übernehmen.
Ist ja möglich das dieses System wenn es mal richtig umgesetzt ist auch sinn macht.
Ich schildere nur wie aktuell der Eindruck ist. Und das ist eben nicht schön.
Ich arbeite in der Programmierung, und manchmal brauche ich einfach JETZT eine information.
Das wir in der Programmierung mit Ticketsystem arbeiten usw. macht ja sinn, das machen wir schon ewig so, und bei uns funktioniert das auch super.
Aber wir werfen auch nicht komplett alles immer in einen topf....
Da landen nur Aufträge die keinem Mitarbeiter zugewiesen werden können, wenn z.b. nochnicht klar ist wer das übernehmen kann weil es neuland ist oder sowas.
Aber wir haben eben auch sehr viele Themen wo man ganz genau weis welcher mitarbeiter welche aufgabe bekommt.
Leider ist das eben in den anderen Abteilungen wo das System jetzt "neu" ist wohl nicht richtig durchdacht.
Klar braucht sowas vermutlich auch zeit sich einzuspielen, aber nunja, wie gesagt, ich kann nur die aktuelle situation schildern, und die ist chaos pur.
Die Gründe sind vielfälltig.
Für dich ist es eine kurze Info die du jetzt brauchst. Denjenigen die du fragst reißt du aber aus seiner aktuellen Tätigkeit. Das kann stören, vor allem wenn das viele machen. Am Ende beantwortet jeder nur noch kleine Fragen und macht nichts großes mehr. Aber ich verstehe, dass du so nicht weiter kommst, geht mir auch so. Deshalb ist es eigentlich sinnvoll immer mehrere Themen auf dem Tisch zu haben. Wenn du irgendwo nicht weiter kommst kümmerst du dich um eins der anderen Themen.
Es könnte auch so, dass irgendjemand was cooles einführen wollte um gut da zu stehen. Jeder "Politiker" muss etwas entscheiden, damit man sich an ihn "erinnert". Wobei mit Politiker bestimmte Entscheider mit gewissen Charakterzügen gemeint sind.
Es könnte auch sein, dass man sich diese Struktur einfach von anderen Firmen abschaut. Nach dem Motto, was bei denen funktioniert, muss bei uns auch funktionieren.
Wo wir dann bei den tollen Unternehmensberatern wären. Die können ihren Job gut machen, aber es kann sein, dass euer Unternehmen bereits alles optimal bzw. gut macht. Was macht man da als Berater? Man muss ja etwas beraten, damit man etwas abrechen kann. Und so kann es sein, dass etwas kaputt optimiert wird.
Tja und dann wären wir noch beim Thema Unwissenheit. Man hat einfach überhaupt keine Ahnung und macht einfach irgendwas, was sich gut anhört. Ich hatte mal einen Chef, der nach seinem Bauchgefühl entschieden hat. Ist nicht verkehrt, wenn man doch grundlegende Fakten berücksichtigt. Hat er aber nicht. Die Firma gibts heute nicht mehr.
Wieso das in deinem Unternehmen im speziellen gemacht wurde, kann natürlich niemand hier was sagen, ess ei den dein Chef antwortet dir hier :D.
Ansonsten musst du immer auch das große Ganze sehen. Für dich mag es doof sein, aber für das Unternehmen im gesamten kann es gut sein. Wobei, in deinem Fall klingt das auch nicht danach. Tjo, dann wurdet ihr kaputt optimiert. Sorry dafür.
Das mag für dich in der Tat aufwendiger sein, aber für die Auswertung ob eine Dienststelle produktiv arbeitet ist dies natürlich fast schon unumgänglich.
Sorry aber das ist für fast alle betroffenen einfach nicht gut gelöst.
Wie gesagt bremst das fast alles aus was ansteht. Und die aufträge an dieser Sammelstelle stauen sich bis zum gehtnichtmehr an.
Klar vielleicht ist es dann schön dokumentiert, das mag sein. Aber was bringt das wenn man selbst für kleinkram tage benötigt?
Sorry aber das ist für fast alle betroffenen einfach nicht gut gelöst.
Das mag sein, aber eine andere Lösung hat man wohl im Betrieb aktuell nicht.
Wie gesagt bremst das fast alles aus was ansteht. Und die aufträge an dieser Sammelstelle stauen sich bis zum gehtnichtmehr an.
Dies wiederum wird man irgendwann merken und wird feststellen im Rahmen der Prozessoptimierung beheben.
Klar vielleicht ist es dann schön dokumentiert, das mag sein. Aber was bringt das wenn man selbst für kleinkram tage benötigt?
Es bringt einen Messbaren Wert.
Gerade "nicht greifbarer Erfolg" ist halt schwer zu bestimmen, es ist halt schwer diese kleinen Anfragen irgendwie auf Papier zu bringen. Am Ende steht die Frage "was machen sie eigentlich den ganzen Tag"
Und so kannst du das umgehen.
Bei uns musst du mittlerweile ein Ticket erstellen damit die IT dir mit den einfachsten Problemen hilft, Dinge die mit einem kurzen Telefonat geklärt werden können. Warum? Weil diese Telefonate nicht messbar sind und man eine buchhalterische Größe braucht. Also erstelle ich ein Ticket wenn mein Headset mal wieder nicht funktioniert oder Batterie in der Maus leer ist, muss ich halt warten.
Also ich finde das echt sehr bescheiden.
Bin ja nicht auf arbeit um zu "warten"....
Ich will da beschäftigt sein und zu tun haben. Wenn das aber von anderen stellen dann abhängig ist die mich blockieren ist das einfach miserabel.
Aber ich verstehe auch deine Punkte teilweise.
Dennoch kanns doch nicht ernsthaft so gewollt sein.
Also unsere Grundstruktur war relativ super.
Es war einfach unkompliziert. Quasi ein dynamisches zusammenarbeiten.
Jetzt durch diese Zentralstelle ist das alles eher "statisch". Klar wirkt das Organisierter und vielleicht auch weniger Chaotisch auf den ersten Blick.
Aber dadurch das dann eben dieser Stau an aufträgen aufkommt, ist das chaos nur eine frage der Zeit.
Vorrausgesetzt natürlich es eskaliert noch mehr. Aktuell geht es grade noch so würde ich sagen.
Dennoch einfach merkwürdig. Man ändert ein system das klasse funktioniert hat und tauscht es gefühlt gegen eins das schlechter funktioniert.