Organisieren meines Papierkrams?
Die ganzen Zettel von Finanzamt, Autoversicherung, Rechnungen etc.
behaltet ihr alle Rechnungen oder zb. schon längst geleistete Zahlungen für Versicherungen etc? An sich sind die Zahlungen ja abgeschlossen und können theoretisch weg. Oder auch größere Beträge für Möbel … nach 2 Jahren gibt es keine Garantie mehr - kann man das dann wegwerfen?
Ich habe so viele Ordner und Zettel und wenn man immer alles aufheben würde würden die Ordner ja platzen.
Wie handhabt ihr das?
3 Antworten
Hi!
Das ist eine unglaublich gute Frage und ich bin sehr gespannt darauf, wie andere User das so handhaben.
Ich bin bei sowas echt furchtbar, wenn es um Zettel geht, ich heb da alles auf, weil "Man könnte es ja iiirgendwann mal brauchen". Ich schmeiß da echt kaum was weg, es kam einfach zu oft vor, dass ich gewisse Dokumente nach Jahren wieder hervorkramen musste und diese dann auch brauchte. Aber ich finde, länger als 10 Jahre aufbewahren ist schon bei vielen Sachen sehr übertrieben, man müsste das halt dann nur alles wieder durchsortieren.
Grundsätzlich habe ich einfach verschiedene Ordner oder Mappen, die alle beschriftet sind, sodass ich alles bei Bedarf ohne großes Herumkramen wiederfinde.
Wichtig hierbei ist es, sich ein System zu schaffen, welches man selbst auch begreift und es nicht unnötig kompliziert machen.
Bei Anschaffungen oder Käufen habe ich einen Ordner, der lediglich nach Monaten sortiert ist aber nicht unterteilt ist in "Möbel, Hobbies, etc.". Mit einer zeitlichen Einteilung komme ich persönlich viel besser zurecht, als die Anschaffungen nach Objekten oder sowas zu sortieren. Alles was mit mir als Arbeitnehmer oder meinem Arbeitgeber zu tun hat, ist in einem Ordner. Alle Versicherungen sind genau unterteilt auch in einem Ordner, usw. usw.
Und alle meine Ordner stehen halt in einem Schrank im Keller, wo auch sonst niemand rankommt und sie auch erstmal keinen stören.
Man müsste all das eigentlich mal digitalisieren aber die Zeit find ich echt nicht. So komme ich aber aktuell sehr gut zurecht. Man muss einfach dran bleiben und die Ordnung, wenn man eine hat, dann auch halten und regelmäßig seine Sachen abheften, sodass keine Berge voller unzuordenbaren Dokumenten entsteht.
Also ich bin in dieser Hinsicht ein Chaot ;-) Ich habe ein großes Schubfach, wo alles, wirklich alles rein kommt, was erst mal wichtig ist. Alle paar Jahre gehe ich dann mal das Zeugs durch und schmeiße weg, was nicht mehr relevant ist. Hat den Nachteil, dass, wenn ich wirklich mal was Konkretes aus diesem Haufen brauche, es dann lange dauert das entsprechende Dokument zu finden. Aber heutzutage ist fast alles elektronisch dokumentiert, deshalb kommt das auch äußert selten vor. Ich glaube, das letzte mal, dass ich die Schublade durchwühlen musste, war wegen meinem Impfpass wegen Corona.
Hi Gerollina
Das ist eine der dicksten Fragen, die ich hier gesehen habe. Danke dafür.
Leider bin ich noch lange nicht endgültig durch, aber ich glaube, meinen beabsichtigten Ansatz schreibe ich mal auf und warte auf Anregungen.
Erste Anschaffungen: etliche 8cm Leitz-Ordner, einen Papier-Häcksler (für Vertrauliches - der hat schon geschwitzt) und einen Prägehefter (die Sachen kann man dann direkt häckseln ohne Büroklammern oder Clipse zu entfernen).
Voraussetzung: ich habe mich darauf festgelegt, alles in 8cm Leitz-Ordnern mit Registereinlagen anzulegen. Alle anderen Ordnerformate sind rausgeflogen.
Wenn etwas aus den Ordnern benötigt wird, die schon neu eingeräumt sind, dann bleibt der Originalbeleg immer (!) im Ordner und es wird eine Kopie gemacht. Das reicht in den meisten Fällen. Steuerlich wichtige Sachen landen als Kopie sofort im Vorsortier-Order des betreffendes Jahres.
Alleine die Vorsortierung hat etliche alte Ordner eingespart und ein paar Papiertonnen gefüllt. Dafür hat sie auch einige Wochen gekostet.
Steuer- und Versicherungs-Sachen
Sind nach Typ (Lebens oder Sachversicherung - jeweils Ordner, dito Rentensachen), Versicherungsgesellschaft und ggf Kennzeichen / Versicherungsnummer in 8cm Leitz-Ordnern mit Registerblättern abgelegt.
Wenn abgelaufen: Schreddern und weg.
Das Einscannen ist problematisch, weil manche Belege im Original vorgelegt werden müssen.
Das ist fertig.
Gebrauchsanleitungen
Soweit möglich, lade ich die nachträglich als PDF runter oder scanne sie ein. Damit bin ich schon weit durch. Danach werden sie auf einem NAS nach Hersteller und Gerät gespeichert.
Ich denke daran, Backups auf DVD zu erstellen (die dürften langlebiger als magnetische Speicher sein.
Das ist so zu 80% fertig.
Problem hier ist: irgendwann wirfst du ein Gerät weg und dann müsstest du die Anleitung wieder rausnehmen - Alles manuell.
Die Papierversionen landen im Moment noch in Kästen und werden nach und nach aussortiert. Das wird eine große Aufgabe für die Rente. Vielleicht auch eine Sortierung nach Verfallsjahr wie bei den Rechnungen.
Kleinere Rechnungen
Sind im Moment noch relativ unsortiert - ist im Werden - (nur nach Multimedia, Haushalt, Haus) in Kästen (die werden nach und nach umgeräumt. Wo es geht, wird die Rechnung in die Gebrauchsanleitung eingeheftet und miteinander aufgehoben oder weggeworfen. Das wird noch dauern, weil es so viele sind. Ich beabsichtige die Ablage in Ordnern mit Registern nach Jahr. Sobald das jahresweise abgelegt ist, kann man immer einen ganzen Abschnitt auf einmal wegwerfen.
Da denke ich noch drüber nach, ob eine Archivierung nach Anschaffungsjahr sinnvoll ist oder nach Verfallsjahr (wie lange will ich es aufheben = jetzt+3 Jahre)
Im Moment werden die manuell aussortiert. 70% fertig.
Wichtigere Rechnungen sind nach Auto / Haus etc wieder in 8cm Leitz-Ordnern nach Gerät abgelegt. Dazu zählen die langlebigen Geräte.
Das ist aber noch nicht gut oder abgeschlossen.
Nicht fertig.
Restproblem:
Die Sachen, die man einfach nicht wegwerfen kann - z.B. Hauskauf oder so. Die müssten in einen Tresor - aber der muss auch irgendwohin. (und in dem vorhandenen liegen ja die Goldbarren - da habe ich keinen Platz ;-) ).
Nicht fertig.
Grundproblem
Garantie- und Aufbewahrungsfristen müssen eingehalten werden - das wird leicht vergessen.