Excel Vorschläge aus anderen Tabellenblättern?

2 Antworten

NoClueButSure
07.10.2021, 23:30

Leider beziehen sich die "automatischen" Vorschläge von Excel nur auf Eintragungen, die in ein und derselben Spalte bereits vorhanden sind. Deshalb kann leider nicht auf Daten aus anderen Blättern zugegriffen werden.

Ich hätte vielleicht einen alternativen Vorschlag, der folgende Features bieten kann:

  1. Hersteller aus einer DropDown-Liste auswählen können
  2. Geräte aufgrund der Auswahl des Herstellers auswählen können

Hierfür müssen in erster Linie einmal "Datenquellen" geschaffen werden, mit denen die später erklärten Funktionen auch tatsächlich funktionieren können. Hierfür ist es notwendig, dass der Umgang mit "Tabellen" (nicht die einfach Excel-Tabelle) und "Datenüberprüfung" zumindest bekannt ist.

BITTE vorerst eine "Übungsdatei" verwenden, wenn der nachfolgende Vorschlag ausprobiert werden soll. (Vorgehen ist ausgearbeitet mit Office 365)

Tabellen / Datenquellen

  1. Es empfiehlt sich, ein neues Arbeitsblatt in Excel zu erstellen. Dieses könnte beispielsweise "Datenquelle" heißen.
  2. In dem neuen Arbeitsblatt wird nun eine Liste erstellt für die Hersteller. Unter der Überschrift "Hersteller" (oder einer Überschrift nach Wahl) werden ganz simpel alle bekannten Hersteller untereinander aufgelistet. Hinweis: Die Hersteller sollten zwingend ohne Leerzeichen eingegeben werden (also lieber "Meyer" als "Meyer & Co. KG" oder "KUB" als "Kai Uwe Beispiel GmbH"). Sobald dies erledigt ist, wird eine der soeben befüllten Zellen markiert und daraus mit STRG+T eine Tabelle erzeugt ("Tabelle hat Überschriften" sollte ausgewählt werden, wenn eine Überschrift über den Daten steht).
  3. Mit der Maus an den obersten Rand der Zelle mit der Überschrift fahren und den Punkt suchen, an dem der Mauszeiger sich zu einem schwarzen Pfeil nach unten verändert und (1x!) klicken. Nun sind alle Daten unter der Unterschrift markiert.
  4. Im Menü-Band über "Formeln" -> "Namen definieren" (Bereich "Namensmanager") einen Namen definieren. Für unser aktuelles Beispiel empfiehlt sich beispielsweise Liste_Hersteller. Bei der Vergabe des Namens kann man feststellen, dass bei "Bezieht sich auf" eine Art kryptische Formel befindet: =Tabelle1[Überschrift]. Diese sagt nichts anderes aus als: "Liebes Excel, bitte beziehe dich hierbei auf die Tabelle 1 (von uns mit STRG+T erzeugt) und darin auf die Spalte "Überschrift" (was auch immer nun als Überschrift gewählt wurde.
  5. Das Procedere von 2. - 4. muss nun auch noch einmal für alle Geräte pro Hersteller wiederholt werden. (Jeder Hersteller erhält also eine eigene Auflistung seiner Geräte.) Damit die angestrebte Funktion letztendlich funktioniert, muss nun eine einheitliche Syntax beachtet werden. Die hier entstehenden Tabellen sollten also immer gleich benannt werden UND entweder am Anfang oder am Ende den Herstellernamen enthalten, exakt so, wie er in der Herstellerliste unter 2. eingetragen wurde. Beispielsweise: Geräte_KUB für den eingetragenen Hersteller KUB usw.

Der aufwendigste Part liegt nun hinter uns. Im nächsten Schritt sollten die vorhandenen Arbeitsblätter angepasst werden, damit wir unsere spätere Funktion ein wenig mehr automatisieren können.

Vorhandene Arbeitsblätter anpassen (Empfehlung)

Die vorhandenen Arbeitsblätter, in denen sich sehr wahrscheinlich tabellarische Aufstellungen befinden, sollten nun in Tabellen umgewandelt werden (STRG+T). Dies sorgt dafür, dass wenn beispielsweise bisher Eintragungen bis Zeile 99 vorgenommen wurden und bei Zeile 100 eine neue Eintragung vorgenommen wird, die Tabelle automatisch erweitert. Somit übernimmt sie auch Formeln, Funktionen und Formatierungen aus darüberliegenden Zeilen automatisch.

Datenüberprüfung für Hersteller und Geräte einrichten

Wir gehen für die nachfolgenden Ausführungen davon aus, dass eine unbefüllte, neue Tabelle in A1 beginnt und mit STRG+T auch in eine Tabelle umgewandelt wurde. In Spalte A stehen die Hersteller, in Spalte B die Geräte. Wir beginnen demnach in der ersten Zeile der Tabelle (A2).

  1. auf den Reiter "Daten" wechseln und "Datenüberprüfung" auswählen.
  2. bei "Zulassen" Liste auswählen
  3. bei Quelle wird nun erstmal ein "=" und der Name der Herstellerliste eingegeben (in unserem Beispiel oben Liste_Hersteller): =Liste_Hersteller
  4. Mit "OK" bestätigen.

Wenn alles geklappt hat (der Name der Tabelle und die Eintragung hinter dem "=" MÜSSEN identisch sein), kann nun in A2 über ein DropDown-Menü der Hersteller ausgewählt werden. Übrigens: Die Tabelle wird in dieser Spalte nun keine anderen/neuen Einträge mehr zulassen. Die Hersteller können entweder über die erstellten Datenquellen geändert, hinzugefügt oder entfernt werden oder die Datenüberprüfung für diese Zellen muss wieder aufgehoben werden.

Kümmern wir uns um Spalte B, also die Geräte.

Spalte B ist insofern komplizierter, als dass wir verschiedene Geräte haben, die abhängig von der Auswahl der Hersteller sind. Genau deshalb haben wir weiter oben unter "Tabellen/Datenquellen", Punkt 5 auch einheitliche Namen vergeben.

  1. wie zuvor in Spalte A, wird nun die erste Zeile in Spalte B angeklickt (B2), anschließend wechseln wir auf den Reiter "Daten" und wählen "Datenüberprüfung" aus
  2. bei "Zulassen" Liste auswählen
  3. bei Quelle wird nun erstmal ein wenig verformelt. Entscheidend ist hierbei, welche Syntax wir für die Geräte-Tabellen verwendet haben. In unserem Beispiel war es immer Geräte_ und exakt der Name des Herstellers, wie er auch in der Herstellerliste aufgelistet war. Das machen wir uns nun zu Nutze mit der Formel:

=INDIREKT("Geräte_"&A2)

Warum? Ganz einfach: Indirekt sorgt dafür, dass Excel nicht den konkreten Inhalt einer Zelle ausliest und somit in der Lage ist, Inhalte unbewertet zusammenzuführen. Deshalb können wir hier den Präfix "Geräte_" und die Auswahl in A2 (einem unserer Hersteller) zusammenführen. Excel macht aus dieser Formel also Geräte_KUB, wenn man in Spalte A den Hersteller "KUB" oder eben Geräte_Meyer, wenn man in Spalte A den Hersteller "Meyer" ausgewählt hat.

Was bringt uns das? Da wir den Gerätelisten exakt diese Namen gegeben haben, passt sich das DropDown-Menü nun dem gewählten Hersteller an. Wenn KUB beispielsweise Messer, Gabel, Schere anbietet, dann wird im DropDown-Menü für das Gerät in Spalte B auch nur Messer, Gabel, Schere auswählbar sein, sofern KUB in Spalte A gewählt wurde.

Hinweise:

  1. Wenn hiermit eine bereits gut gefüllte Tabelle überarbeitet werden soll, dann bitte die gesamte Spalte (der Tabelle! Nicht einfach auf A, B, C usw. klicken) auswählen, bevor die Datenüberprüfung eingerichtet wird.
  2. Die Namen sind für die Funktionsweise enorm wichtig. Sie müssen für die Datenüberprüfung identisch sein. Leerzeichen funktionieren nicht!
  3. Der Vorgang kling komplizierter als er ist (wenn man ihn versucht so wie hier zu beschreiben) - bei Rückfragen und/oder Interesse, also gern melden.
  4. Ich habe bei größter Sorgfalt trotz der Länge der Antwort versucht, keine wesentlichen Punkte zu vergessen und die Schritte anwenderfreundlich zu beschreiben - dennoch gibt es natürlich keine Garantie - ich bitte dies nachzusehen.

Ich hoffe die Alternative hilft weiter. Viel Erfolg.
GutenTag2003
Von gutefrage auf Grund seines Wissens auf einem Fachgebiet ausgezeichneter Nutzer
Office, Microsoft Excel, Microsoft Office
06.10.2021, 17:09
Gibt es diese Möglichkeit?

Je nach dem, wie Deine Daten vorhanden / aufbereitet sind, könnte der SVerweis helfen.
loli03 
Beitragsersteller
 07.10.2021, 13:20

Leider ist das nicht das was ich Suche.

Es geht mir lediglich um folgendes.

In Blatt 1 sind Geräte aufgelistet, inkl. Spalte für den Hersteller. Wenn ich nun in Blatt 2 anfange den selben Hersteller bzw. Das selbe Gerät einzutragen, möchte ich Automatisch den Vervollständigungsvorschlag der einzelnen Zelle haben, den ich hätte wenn ich es in Blatt 1 eintragen würde

GutenTag2003  07.10.2021, 13:25
@loli03

Excel erkennt Worte (zum Vorschlag in der Spalte) wenn sie bereits vorhanden sind.

Auf andere Tabellen wird dabei nicht zugegriffen.

Du kannst auch eine DropDown-Liste erstellen, deren Ursprung sich auf ein anderes Tabellenblatt bezieht.