Datenbank oder Excel? Anwesenheit von Mitglieder auswerten.
Hallo,
ich möchte in Zukunft die Anwesenheit unserer Vereinsmitglieder bei Treffen/Aktionen auswerten.
Hintergrund ist, dass die Anwesenheit mit einer Aufwandsentschädigung "belohnt" wird.
Bisher erfolgt alles manuell. Jetzt suche ich eine Lösung, bei der ich alle Mitglieder eingebe, alle Treffen erfasse und dann die anwesenden Mitglieder mit den Treffen verknüpfe um am Schluss eine Liste zu haben auf der steht:
Tim war bei Treffen 2,4,5,6,9,
Peter bei 1,2,3,7,9 und
Sven bei Treffen 4 und 9.
Dementsprechend würde ich aus dieser Liste dann die Entschädigung errechnen.
Nur wie ist der Schritt der Verknüpfung am sinnvollsten? Geht das noch mit Excel? Lieber mit MySQL? Oder eine ganz andere Lösung?
Hat jemand von Euch eine gute Idee?
6 Antworten
Ich würde eine einfache Kreuztabelle in Excel erstellen, also in Spalte A die Mitglieder, in Zeile 1 die Aktionen. Und dann einfach eine 1 oder 0 (oder x und leer) für teilgenommen oder nicht teilgenommen reinschreiben.
Sind die Treffen gleichwertig, d.h. zählt nur die Anzahl der teilgenommenen Aktionen oder müssen die gewichtet werden, z.B. für Treffen1 gibt es 25 Euro, für Treffen2 40 Euro, für Treffen3 30 Euro usw.?
Im ersten Fall reicht ein einfaches ZÄHLENWENN, im zweiten Fall kann man es über SUMMENPRODUKT lösen.
Kein Problem. So löst du eine Kreuztabelle auf: http://www.excelformeln.de/formeln.html?welcher=138
Das Szenario das du hier beschreibst ist jetzt relativ einfach, da würde ich persönlich eher zur Excel Lösung tendieren. Also z.b: jedes Mitglied hat eine Zeile im Tabellenblatt, und in die Spalten kommen dann die Termine. Für Anwesenheit gibts ne 1, für Abwesenheit ne 0 oder keinen Eintrag. Am Ende kannst du die Summe zusammenzählen.
Für ne SQL Datenbank bräuchtest Du eine Mitglieder Tabelle, eine Termintabelle (wo die Termine einen Primärschlüssel zugewiesen bekommen) und eine Anwesenheitstabelle, wo die Termintabelle und die Mitgliedertablle verküpft wird.
Von der Aufgabenstellung her wäre die Datenbank eindeutig die bessere Lösung. Denn Du hast einerseits eine Mitgliedertabelle, dann eine Tabelle der Veranstaltungen und eine Anwesenheitstabelle. Die Datenbank ermöglicht Verknüpfungen dieser Tabellen, was EXCEL nicht kann. Was in EXCEL zwar einfach erscheint, ist für die Datenpflege aufwändig. Wenn Du Zahlungen leisten musst, wirst auch Bankdaten benötigen. Wenn Du in EXCEL für jedes Treffen eine Zeile anlegen musst, wie hier von manchen als einfach angepriesen, musst Du bei jedem Treffen alle Daten erneut eingeben. Bei sechs Treffen hast Du jedes Mitglied dann bis zu sechsmal in der Tabelle stehen, mit allen benötigten Daten immer aufs Neue. Bei der Datenbank brauchst Du das nicht. Da gibst die Mitglieds-Nr und die Veranstaltungs-Nr ein und das genügt der Datenbank, um alles zu wissen. Das Einrichten der Datenbank und das Arbeiten damit setzt mehr Gehirnschmalz voraus, dafür aber weniger Eingabe. Da ich davon ausgehe, dass das Endprodukt Deiner Arbeit eine Banküberweisung ist, würde ich ein Bankingprogramm wie z.B. StarMoney Professional nehmen. Da kannst die Mitglieder drin verwalten und musst für jedes Treffen nur die Markieren, die anwesend waren. Dann kannst auf Knopfdruck die an die Bank schicken und bist mit der Arbeit fertig. Listen für die Ablage kannst damit auch ausdrucken.
Optimal sind Datenbankanwendungen aus Programmen heraus. Ich erstelle beruflich solche Programme und da kann man sich jeden Wunsch auf einfache Weise erfüllen. Für das Abbuchen der Mitgliedsbeiträge (jetzt mit SEPA) benutze ich die Importfunktion vom StarMoney. Meine Programme erstellen eine Datei, die der StarMoney einliest und an die Bank schickt. 7000 Abbuchungen am Jahresanfang sind in einer halben Stunde erledigt. Das bekommt man mit EXCEL und Datenbank mit ein paar Eingabefenster nicht hin.
So - und hier die passende Bilddatei wie angekündigt ;)
Es ist doch ganz einfach. In die Spalte A ab A2 gibst du die Namen der Teilnehmer ein. Ab Spalte B1 bis z. B. H1 gibst du die einzelnen Treffen mit Datum für ein Quartal ein. Jedes mal wenn ein Teilnehmer an einem bestimmten Datum da war, trägst du in die entsprechende Zeile eine 1 ein. Wenn die Treffen bis H gehen sollten, gibst du in I = Summe(B2:H2) ein. Dann könntest du in J =IAufwandsentschädigung eingeben. Das könntest du auch in der Zelle I =Summe(B2:H2)Aufwandentschädigung machen.
Auch könntest du in Tabelle1 Quartal 1 Tabelle2 Quartal 2 usw. eingebn
Mein Bild zeigt nur ganz einfache Art wie es aussehen könnte. Es zeigt kein Quartal!
Bild zeigen hat wieder nicht funktioniert. Hier klicken
Ich bräuchte leider eine Ergebnissliste. Quasi:
Tim:
Treffen 1
Treffen 3
Treffen 5
Peter:
Treffen 2
Treffen 9
Das bastelt mir Summenprodukt, glaube ich, nicht.