Welches System hilft beim Aufräumen und Abheften von Briefen, die sich lange angesammelt haben?
Ich habe leider schon länger meine Briefe, die man so bekommt (Krankenkasse, Telefonrechnungen, und sonstiges) ordentlich in einer Ablage. Ich möchte sie allerdings ordentlich im Ordner abgeheftet haben. Die dazu passenden Ordner hab ich schon. Habt Ihr da ein bestimmtes System, wie Ihr das handhabt? Wie macht Ihr das? Am besten in Zukunft immer gleich im Ordner wegheften, ich weiß. Vielen Dank für ernstgemeinte und gute Ratschläge!
5 Antworten
Ich hefte alles unter einem A-Z-Register ab. Wobei es dir dann überlassen bleibt, ob du z.B. Schreiben der Krankenkasse unter "K", oder unter z.B. "A" abheftest, weil es die AOK ist.
Telefonrechnungen unter "T", Rechnung vom Kühlschrank unter "K", etc.
So ist es am übersichtlichsten, weil du möglicherweise nach 3 Jahren nicht mehr genau weißt, wo du z.B. den Kühlschrank gekauft hast.
Für Auto, Wohnung und Versicherungen habe ich Extraordner.
Ja natürlich, sonst mußt du ja ständig im Ordner hin und her blättern.
Also: Alles sortieren und ordnen, dann stapelweise lochen und abheften. Beim Ordnen der Telefonrechnung auch bitte noch nach Monat schauen und die älteste nach unten, die neueste nach oben sortieren. So findest du später alles in kurzer Zeit wieder :-)
Vielen Dank! Dafür hast du dir diesen Stern verdient! ;-)
Ich danke dir und wünsche dir schnelles Finden, wenn du demnächst mal was suchst ;-)
Mach es mit den restlichen Schreiben/Rechnungen ebenso. Alt nach unten, neu nach oben.
ich würde das nach bereichen abheften, telefonrechnungen zu telefonrechnungen versicherungen zu versicherungen, und auch rechnungen zu jedem kind in einen hefter des kindes oder deine rechnungen in deinen hefter und diese hefter solltest du einmal im monat durchsehen und dann erledigte sachen in einen stammordner tun, also jeder bekommt einen hefter und einen stammordner und diese immer mal wieder auf den neusten stand bringen , natürlich immer nur ein oder zwei ordner vornehmen es soll ja kein tagesauftrag werden, aber wichtig dranbleiben
Ich verwende folgendes System
Alle eingehende Post kommt auf den Stapel und wird gelocht und gestempelt (Datum).
Dann wird Post eingescannt (200 dpi, schwarz-weiss) und in Ordner auf dem Rechner gepackt.
Wenn sie gescannt und bearbeitet (also z.B. beantwortet, bezahlt uä) ist, wird die Papierpost nach Eingangsdatum in die Posteingangsordner geheftet. Es gibt einen für das Jobcenter und einen für alle anderen Gebiete. Wenn Du berufstätig bist und daher den Hauptteil des EInkommens hast, sollte der AG/die Arbeit natürlich den Hauptordner bekommen. Einen dritten Ordner gibt es für den Verein, dessen Vorstand ich bin.
Mehr als diese drei Ordner habe ich für Papier nicht mehr vorgesehen. Alles alte Papier wird eingescannt und weggeworfen.
Der Posteingang wird nur für das laufende Jahr und vergangene Jahr geführt; Älteres wird weggeworfen.
Nach der Bearbeitung kommt ebenfalls auf dem Rechner die Datei in die Sachgebiets-Ordner auf dem Rechner. Die sind nummeriert und haben natürlich jeweils Unterordner.
Nach Ende des Jahres wird nochmal der gesamte Posteingang auf den Scanner gelegt und eine Gesamtdatei vom Jahresposteingang gemacht, die auf dem Rechner ins Archiv kommt.
Die Papierordner haben eigentlich nur die Funktion, dass man bei Verlust von Dateien auf dem Rechner ggf. noch mal neu scannen kann.
Post in Papierform zu bearbeiten, lohnt sich eigentlich heute nicht mehr. Das geht mit Dateien viel effizienter.
Ich habe grundsätzlich jeweils einen Ordner für Kraftfahrzeug, Rechnungen allgemein, Versicherungsverträge, Wohnung (Nebenkosten) sowie berufliches (Lohnabrechnungen & Steuererklärung), dazu noch einen für Krankenkasse. Einen weiteren habe ich für meine Dokumente (Zeugnisse, Fahrzeugbrief etc.)
In die Ordner habe ich mit Trennblätter entsprechende Sachgebiete gebildet. Eingeheftet wird dann nach Datum, also neuestes Datum oben.
Als nächstes kaufst Du Dir ein Register für den Ordner. Sowas gibt es mit Zahlen oder Buchstaben. Ich persönlich ziehe Zahlen vor. Unter 1 ist alles abgeheftet, was Wohnung betrifft, wie Mietvertrag. 2 ist für Strom, 3 für Gas, 4 Telefon, 5 Handyvertrag u.s.w. Als erstes schreibst Du dann eine Liste von 1-........ Hinter den Zahlen kommt der Betreff wie oben beschrieben. Bekommst Du dann Deine Stromrechnung, schaust Du nur auf die Liste uns weißt, aha, dass wird unter Nr. 2 abgeheftet.
Ich habe auch die bisherigen Briefe so nach dem Register von A bis Z abgeheftet. Nur, meine Briefe, die ich abheften möchte, sind ja bisher alle durcheinander. Alle erstmal auf einem Tisch ordnen und sortieren?