Welches Ordnungssystem habt ihr für die Wohnungssuche und kann ich den Vermieter nach Details fragen?

Ich habe das Problem, dass ich mich auf viele Wohnungen über verschiedene Wege beworben habe (Zeitung, Kleinanzeigen, Immobilienportale) und jetzt habe ich einen Termin zur Wohnungsbesichtigung und weiß nicht zu welcher Wohnung sie gehört.

Es kam eben eine E-Mail, deshalb vermute ich, dass es über die Zeitung lief, weil ich sonst wahrscheinlich in dem jeweiligen Portal eine Nachricht bekommen hätte. Aber die Anzeige ist nicht mehr online. In den Portalen wurden auch schon viele Anzeigen gelöscht oder deaktiviert.

Wie macht ihr das, macht ihr Screenshots oder notiert ihr euch alle Daten von den Wohnungen, auf die ihr euch bewerbt?

Und kann ich den Vermieter vor dem Besichtigungstermin nochmal um Details bitten oder soll ich lieber so tun als wüsste ich Bescheid? Normalerweise notiere ich mir vorher Fragen, aber jetzt bin ich voll aufgeschmissen...