Wann gibt man Geburtsname/Mädchenname an und wann nicht?

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In (meist amtlichen) Formularen, wenn danach gefragt wird.

Ansonsten ist der Ehename ausschlaggebend.

Allerdings musste meine Tochter am Anfang auch noch mit Geburtsnamen unterschreiben, wenn sie mit Karte bezahlt hatte, weil ihr Konto noch nicht umgemeldet war. Nun ist aber alles umgemeldet. Und sie kann immer ihren neuen (richtigen) Namen angeben.

Bei jedem amtlichen Formular.

Z. B. auch beim Anmelden von Internet, Handy blabla

Vor allem bei jedem Bewerbungsformular, oder Intakeformualr beim Arzt...

gar nicht mehr außer in der anfangszeit wo die papiere noch nicht auf den neuen namen laufen

Nur, wenn danach gefragt wird.

Und ggfs. im Lebenslauf bei Bewerbungen, weil dort ja die vollständigen Personalien abgegeben werden sollten.