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Das kommt darauf an, welche Rechtsform (= Firma) das Unternehmen hat.
Für Personengesellschaften wird erklärt, dass das Geschäft eingestellt wird. (Gewerbetreibende beim Gewerbeamt, Freiberufler beim Finanzamt) Die Verpflichtungen aus dem Geschäft müssen natürlich alle erfüllt werden.
Für juristische Personen (GmbH, UG) muss die Liquidation beschlossen werden. Dann erfolgt die Gewerbeabmeldung, der Gläubigeraufruf, die Bekanntgabe der Liquidation im Bundesanzeiger, die Erstellung der Liquidationsabschlüsse, ... Das dauert mindestens 1 Jahr. Die Verpflichtungen aus dem Geschäft müssen alle erfüllt werden. Dazu können die Gesellschafter auch zu Nachschüssen verpflichtet werden.
Eine Insolvenz kann man nicht einfach anmelden. Dafür muss es Insolvenzgründe geben. Gibt es keinen belastbaren Insolvenzgrund, lehnt das Gericht den Insolvenzantrag ab. Solange eine Insolvenz läuft, bekommt ein Geschäftsführer in der Regel keine Finanzierungen. Insgesamt ist die Insolvenz etwas, das vermieden werden sollte. Allerdings besteht die Pflicht zur Anmeldung, ist das Nicht-Anmelden der Insolvenz für GmbH, UG, AG eine Straftat mit möglichen Haftstrafen.