Guten Tag.

Bei mir auf der Arbeit haben wir ein Problem. Wir ertrinken in Akten. Und 2011 haben wir auch noch eine Höchstmarke von 1450 neuen Akten erreicht und noch nichtmal die Hälfte ist in Ordnern abgeheftet (leider haben wir kein System mit Aktendeckeln).

Und das größte Problem ist, wir haben Akten, die seit über 5 Jahren kein Mensch in die Hand genommen hat. Mein Chef hat mal ein Lager angemietet und das voll gemacht, ist aber irgendwie zu geizig für eine zweite Box. Dabei könnten wir bestimmt 500 Ordner aussortieren.

Ich würd diese ganzen Akten am liebsten einfach zerreißen bis auf die Titel, die dann gesondert aufbewahrt werden.

Aber können wir das überhaupt? Ich hab mich etwas schlau gemacht und die Akten sollten am Besten bis 10 Jahre nach Beendigung aufgehoben werden. Jetzt hab ich aber 1.000 Akten, die 2004 beendet worden sind, die seit 8 Jahren niemand in die Hand nahm und die bis 2014 auch niemand in die Hand nehmen wird.

Ich würd meinem Chef gern eine Grundlage vorlegen, dass wir das machen können. Die meisten Schriftstücke haben wir sowieso in unserem Anwaltsprogramm. Zur Not könnte man die Posteingänge auch dazu scannen.

Kann mir jemand sagen, wie wir unser Aufbewahrungsproblem lösen können ohne gegen eine gesetzliche Grundlage zu verstoßen? Es ist wirklich schlimm hier, ich find keinen cm Platz mehr für einen weiteren Ordner.