Antwort
Solche Absagen werden tatsächlich als formale Vorlagen in einem Bewerbermanagement-System hinterlegt. https://raven51.de/wiki/bewerbermanagement/
Der Personaler klickt dann einfach auf "Absagen" und der Bewerber enthält die entsprechende Nachricht. Mit einem Job Abo oder dem Eintrag in eine Datenbank bauen sich größere Unternehmen einen Bewerberpool / Talentpool auf, auf den sie bei Bedarf zurück greifen können.