Also was den Alkohol angeht, hab ich's bei Geburtstagen immer so gemacht, dass ich mir ne Liste mit allen Gästen gemacht hab und mir dann überlegt, was die einzelnen denn so trinken.
Und dann hab ich halt grob überlegt wie viel jeder ungefähr trinkt. Natürlich kannst du nicht sagen, der trinkt jetzt genau 250ml von dem getränk, aber du kannst grob abschätzen ob er jetzt eher der Biertrinker ist, der gern mal ein halben Kasten Bier trinkt, dafür kein Hartalk, oder ob einer immer nur Wodka trinkt usw.
Und dann schaust du eben, wer von deinen Gästen alles Bier trinkt, wer Wodka, wer Rum, Tequila usw. Dann teilst du deine geplante Anzahl durch die Anzahl der potentiellen Trinker und dann kannst du schonmal gut abschätzen, ob du von irgendwas zu viel oder zu wenig hast und kannst dann gut planen.
Hört sich jetzt zwar ein bisschen aufwändig und kompliziert an, aber mir hats immer sehr geholfen :D
Und ich würd dann bei den Dingen, die gern getrunken werden, auch etwas mehr einplanen und bei den anderen etwas weniger. Sowas wie Wodka kann man z.B. mit fast allem Mischen und schmeckt dann auch fast allen. Dagegen gibt's viele die z.B. Tequila oder Jäger nicht gern mögen. Und wenn der Tequila leer ist müssen halt alle Tequila Trinker auf was anderes umsteigen und dann ist's gut, wenn du was da hast, was fast allen schmeckt, was z.B. bei uns eben Wodka(gemischt) ist (muss dann auch nicht unbedingt teurer Wodka sein, sondern nur was zum Mischen)
Der Rest sieht ziemlich ordentlich aus, obwohl ich mir persönlich nicht extra ein DJ holen würde (außer es ist ein Kumpel der eh kommt), da reicht mir ein Laptop mit Spotify und gute Boxen :D
Ein Pavillion würd ich persönlich nur aufstellen wenn's regnet und/oder es im Haus zu wenig Platz für alle hat. Wenn's gutes Wetter ist gehen auch so einige raus, dann brauchst du nicht unbedingt ein Pavillion. Wenns regnet dagegen schon eher, dann kann man trotzdem noch "draußen" sein, wird aber nicht pitschnass.