Datenbank in Excel erstellen?
Hallo,
ich möchten eine Kundendatenbank in excel erstellen. Die Kunden haben einen Hauptsitz und jeweils bis zu 70 Niederlassungen in verschiedenen Städten . Ich würde pro Kunde einen Datensatz anlegen wollen und die Niederlassungen in einem Dropdown-Menü erfassen damit es nicht zu viele Zeilen werden.
nun das Problem. Ich muss später Angebote zuordnen und Excel müsste mir Informationen liefern. Also:“Zeige mir alle Kunden mit Datensätzen die Niederlassungen in Stadt XY haben“
ist das so umsetzbar und wenn wie.?
vielen Dank und viele Grüße
5 Antworten
Zunächst mal ist Excel keine Datenbank. Dafür sollte man Microsoft Access verwenden, oder gegebenenfalls ein Alternativprodukt. Das ist wesentlich besser geeignet und auch die Ausgabe kann besser manipuliert werden. Mit Excel ist das viel zu viel Aufwand. Da machst du dich kaputt mit Abfragen und Filtern.
Damit sind wir bei der Frage, wie viel Aufwand, sich in ein neues System einzuarbeiten, ist vertretbar. Von Excel ohne Zusatz bis zu einem vollständigen DBMS ließe sich alles rechtfertigen.
Wobei ich vermutlich ebenso wie du Access als den besten Kompromiss für diesen Fall halten würde (wie gesagt, unter Berücksichtigung des Budgets).
Übrigens halte ich es für einen durchaus gangbaren Weg, einen Kurs zu "Einführung in Datenbanken" mit Excel zu beginnen, wenn die Teilnehmer mit Excel schon vertraut sind. Das gibt dann immer so einen schönen "AHA!"-Effekt, wenn man dreifach geschachtelte Excel-Funktionen durch eine kurze, einzeilige DBMS-Query ersetzt.
Für Datenbanken eigener sich Acess besser aus dem Hause Microsoft.
und die Niederlassungen in einem Dropdown-Menü erfassen damit es nicht zu viele Zeilen werden.
Für z.B. 70 Filialen benötigst Du 70 Eintragungen um eine Auswahl treffen zu können.
Wenn Du das in Excel machen willst (allerdings auch in Access) musst Du für jeden "Adresssatz" eine Zeile / einen Datensatz anlegen um bei Bedarf
- nach Unternehmen
- nach PLZ
- nach Adresse usw.
(z.B. Über Autofilter) selektieren und ggf. über Serienbrief Angebote usw. erstellen zu können.
Excel ist primär ein Kalkulationsprogramm und nicht als Datenbank gedacht, kann aber die grundlegenden Funktionen einer Datenbank übernehmen, wenn auch langsam und unbequem.
Bei einem Datenbank-System würde man üblicherweise die Niederlassungen in eine eigene Tabelle schieben - dafür 70 Spalten vorzuhalten wäre nicht nur unübersichtlich, sondern auch unnötig kompliziert. Ebenso in Excel.
Man müsste sich noch entscheiden, ob man den Hauptsitz beim Kunden selbst erfasst, ein Flag (Ja-/Nein-Wert) bei jeder Niederlassung notiert oder beim Kunden "nur" eine lfd. Nummer für den Hauptsitz hinterlegt. In einem Datenbanksystem wäre das letzte am sinnvollsten, in Excel würde ich vermutlich ein Flag nehmen.
Also brauchen wir
- eine Tabelle "Kunden" mit den Spalten "Kundennr.", "Name", ...
- und eine Tabelle "Niederlassungen" mit den Spalten "ID" (Identifikator / lfd. Nr.), "Kundennr.", "IstHauptsitz", "PLZ", "Ort", "Straße", "Hausnummer", ...
In "Niederlassungen" bieten sich auch zusammenfassende Spalten an, wie PLZ und Ort.
"Niederlassungen!Ort" kannst du dann als Datenquelle für eine Dropdown-Liste nehmen. Auf die betreffenden Kunden kommst du dann über verschachtelte Abfragefunktionen.
du brauchst für jeden deiner Such bzw Auswahl Aspeckte jeweils eine eigene Spalte
Also Adressen bitte aufteilen in Straße,Nr , PLZ, Ort , Land .
Dann kannst dumit AutoFilter ganz easy sowas Anzeigen lassen .
Mit angeboten etc , wird das dann aber schon komplex , da wäre es vielleicht schon besser eine echte datenbank zu nutzen .
Ich würde zu Microsoft SQL Server tendieren, wenn nicht ohnehin schon eine Access-Lizenz verfügbar ist. Das mitgelieferte Frontend ist zwar nicht besonders leicht zu bedienen, aber man Excel auch dafür verwenden - z. B. https://eppert.co.uk/blog/2020/03/06/connecting-excel-to-sql-server-adventures-in-an-almost-legendary-project/