Wie kann ich voll automatisch E-Mails in pdf´s umwandeln?
Hallo,
ich habe ein etwas komplexeres Problem.
Für die Organisation meiner E-Mails benutze ich Microsoft Outlook und lasse dort vier Mailadressen zusammenlaufen.
Da ich nicht so richtig auf die Datenspeicherung der Mailanbieter und Cloud-Dienste vertraue möchte ich meine Mails zusätzlich noch auf meiner NAS abspeichern.
Hierzu habe ich zunächst einmal die Autoarchivierungsfunktion von Outlook getestet, die aber meiner Meinung nach nur in Teilen für meinen Einsatzzweck zu gebrauchen ist.
Daher bin ich jetzt auf der Suche nach einer Möglichkeit oder einer Software, die vollautomatisch alle eingehenden Mails und die in anderen Unterordnern in gängige pdf Dateien umwandelt und die Anhänge seperat abspeichert.
Im besten Fall soll ebenfalls eine automatische Löschung der Mails im Posteingang drei bis sechs Monate nach Eingang erfolgen, sodass sich mein Postfach vollautomatisch relativ aufgeräumt hält.
Kennt ihr Möglichkeiten wie ich dieses Problem lösen kann und eine automatische Sortierung und Organisation erreiche? Ich freue mich auf eure Antworten.
Viele Grüße TechnikLukas
4 Antworten
Wäre es nicht sinnvoller alles in .eml bzw. .msg zu speichern? Das wäre mit Sicherheit 10x einfacher. Das lässt sich vermutlich auch recht einfach automatisieren
Du willst ein Backup, was interessiert dich da das Format? Außedem wenn du die mit deinem Mail-Client aufmachst, dann schauen die genauso aus wie normale Emalis.
Vorallem wenn wirklich was passiert, dann kannst du deine PDFs ja auch nicht mehr re-importieren sondern müsstest die ganze Zeit alles in PDFs nachsehen. Ich sehe echt keinen Vorteil in PDFs.
Du kannst z.B. in Thunderbird automatische Backups mit dem Plugin MozBackup erstellen.
Bei Outlook kopiere einfach regelmäßig die .pst Datei auf dein NAS.
Eine kleine Frage hat sich soeben noch kurz ergeben: Genügt das Outlook Backup Add In dann auch für ein einfaches Backup?
Keine Ahnung, das kenne ich nicht.
Einfachster Weg wäre wie gesagt einfach deine .pst-Datei zu kopieren. Das ist ein einzeiliges Skript. Es gibt aber sicher auch automatische Export-Funktionen für Outlook, evt. eh über das von dir erwähnte SnapIn.
Die Datenspeicherung der Mail-Anbieter und Cloud Dienst ist um viele Größenordnungen zuverlässiger als die Festplatten in deinem NAS.
Die machen regelmäßige Backups. Machst du welche?
Ja, ich mache auch regelmäßig Backups. Allerdings aktuell noch manuell und das sollte sich im besten Fall ändern :)
Das wirste selber programmieren müssen.
Das habe ich mir schon fast gedacht... Muss ich mal meine Programmierkenntnisse wieder auffrischen und mich mal selbst versuchen
Egal ob Outlook oder Thunderbird etc., das Speichern einer E-Mail als PDF ist ganz einfach. Man muss über die Druckfunktion gehen.
Öffne die E-Mail, die gespeichert werden soll > bei Outlook: Datei > Drucken > Wähle als Drucker "Mikrosoft Print to PDF" aus. > Drucken > lege den Speicherort fest und benenne die Datei > Speichern.
Hallo, vielen Dank für deine Antwort.
.eml entspricht ja im wesentlichen dem .txt Dateiformat wenn ich mich nicht irre. Meiner Meinung nach ist hier aber das Layout nicht so schön und etwas unübersichtlich. Wie könnte ich hier denn eine Automatisierung erreichen?
Und wie könnte ich v.a. auch Anhänge abspeichern?
LG TechnikLukas