Ich denke es kommt ganz auf den Vermieter an. Einige wollen das Geld gleich in bar haben, andere stellen eine Rechnung auf das Unternehmen aus.
Wenn Barzahlung seitens des Vermieters verlangt wird, kannst du selbstverständlich deinen Monteuren das Geld vorher mitgeben.
Ob du ganz kurzfristig ein Zimmer bekommst, kommt auch wieder auf den Vermieter und seine Belegung an.
Einen Mietvertrag wirst du in der Regel nicht benötigen.